Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - KILÁTÓ - Dóka Klára: Az Archivmitteilungen 1986–1988. évi évfolyamai / 74–80. o.

kor az intézmény vezetője lezárta a gyűjteményes fondot, és új, proveniencia szerinti rendszer felállítását rendelte el. Első alkalommal 1762-ig próbálták átrendezni az iratokat. Bár a tárgyi csoportok kialakításával a proveniencia elve felbomlott, már ekkor világos volt, hogy az iratok két nagy csoportra oszthatók: egyik részük a Mecklenburg-Schwerin, másik részük pedig a MecklenburgGüstrow országrész fondképzőitől származik, melyek területén csak 1748-ban vezették be az egységes kormányzást. A további rendezésre 1966—1969-ben és 1979-ben került sor, melynek célja az 1748—1849 közti iratokban a provenienciarendszer következetes kialakítása volt. Gondot okozott, hogy az irategyüttesben elsősorban fogalmazványokat őriztek, melyeken a címzett neve általában olvasható volt, de nem lehetett megállapítani, mely szerv volt a kibocsátó. Bizonyos eligazítást a rendezésnél csak a tartalom, illetőleg a fogalmazványon lévő aláírás adhatott. A polgári forradalom előtti időszakban a schwerini kormányzásban nagy szerepet játszottak a különféle kollégiumok és bizottságok, melyek dokumentumait szintén nevek, éspedig a bizottsági tagok nevei alapján lehet elkülöníteni. A Schwerini Állami Levéltár tárgyalt gyűjteményének 17—18. századi darabjai zömmel az udvari tanácstól, a titkos tanácstól, a tartományi kormányzóságtól és bíróságtól származtak, a 19. században azonban már igen nagy számú hivatal, bizottság és kollégium működött. Ezért 1984-ben, amikor az iratok átrendezése újra szóba került, először segédlet készítése vált szükségessé, a következő adatok összegyűjtésével: — az adott időszakban működő szervek neve, feladata — az itt tevékenykedő vezetők, referensek neve, ezek kézjegyei — a bizottságok, kollégiumok tagjainak névsora. Az elkészült listák segítségével nemcsak az egyes iratok proveniencia szerinti hovatartozását lehetett meghatározni, hanem azok egyéb kutatásokhoz és levéltári munkákhoz hivataltörténeti ismereteket nyújtottak. A nagy mennyiségű iratanyag egyes selejtezési problémáit az NDK-ban azonos irattípusokra vonatkozó keretutasításokkal próbálják évtizedek óta megoldani. Először 1959-ben, majd 1961-ben

7 adtak közzé selejtezési utasítást az államigazgatási iratokra és az állami vállalatok dokumentumaira, melyeket katalógus egészített ki a meghatározott őrzési idő után, válogatás nélkül selejtezhető iratok felsorolásával. 1973-ban átfogó keretutasítás jelent meg az azonos típusú iratok összevont selejtezéséről (Rahmenverzeichnis für die vereinfaühte Kassation typischer Schriftgutkategorien), melyben az őrzési idő meghatározásánál tartalmi szempontokat is figyelembe vettek, majd 1976-ban e szabályzat korszerűsítésére került sor. 5, 10, 20 éves őrzési időket állapítottak meg, és külön kezelték az 1945 előtt keletkezett iratokat. 1984—1986-ban a korábbi listákat ismét felülvizsgálták, amit az új jogszabályok kiadása, az ügyintézés menetének megváltozása, és nem utolsósorban a történeti kutatás jelentőségének növekedése tett szükségessé. Általában csökkenteni kívánták az iratok őrzési idejét, módot kívántak adni az egyes kategóriákon belül az iratféleségek értékének részletesebb vizsgálatára. Az 1976-os szabályozás nyomán ugyanis többször egész fondokat megsemmisítettek, melyek tartalmazhattak értékes iratokat. Ilyenek voltak például a posta iratai, és nem volt megoldott az építési dokumentumok válogatása sem, ahol viszont mindent meg kellett volna őrizni. Az új szabály kidolgozásához a „Franz Mehring" levéltáros iskola kollektívája végzett értékhatár-vizsgálatokat az 1973—1985 közti időszakból. Áttekintették a vonatkozó jogszabályokat és felülvizsgálták a korábban egységesen se75