Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

**— a rekordok száma — a hordozó — a hordozók mennyisége (szalagok száma) Az adatfelmérő űrlapok a levéltárban őrzendők, és a beszállítás előtt is hasznosak lehetnek. Egyrészt — a levéltároson kívül — a kutatót is informálhatják a kintlevő anyagról, másrészt jelezhetik a levéltárosnak a beszállítás elmaradását, harmadrészt segíthetik a felkészülést az értékelésre és selejtezésre, A folyamatos felmérések előnyei igazán jól csak akkor aknázhatók ki, ha az adatokat számítógépen feldolgozzuk. 4. Értékelés és selejtezés Az angolszász levéltári terminológiában appraisal-nak, azaz értékelésnek nevezik azt a munkafolyamatot, mely során a levéltáros eldönti — elsősorban a felmérés során megszerzett adatok alapján —, hogy az iratok közül melyeket kívánja archiválni. Az értékelés nyilvánvalóan elsősorban az informatikai iratok történeti értékén alapszik, de egyéb szempontok is érvényesítendők. Az értékelést-selejtezést érdemes formai, technikai ellenőrzéssel, értékeléssel kezdeni, mert bizonyos feltételek meg nem léte kizárja az archiválást. Ilyen követelmény a megfelelő fájldokumentáció megléte. Van egy minimálisan szükséges dokumentáció, ami leírja az adatok tartalmát, elrendezését és kódolását: rekordszerkezet leírás (Record Layout, azaz egy rekord mezőinek elrendezését leíró irat) és kódlista. Ennél azonban általában többre van szükség, például forrásdokumentációra és kiírásokra is. Feltétlenül ellenőrzendő a szalag olvashatósága. Ha a munka sorrendiségét nézzük, akkor talán ez az elsődlegesen elvégzendő feladat, ugyanis negatív eredmény esetén még a dokumentációt sem érdemes ellenőrizni. Előfordul, hogy első kísérletre nem sikerül az olvasás, ilyenkor érdemes megpróbálni kijavítani a hibát, általában egyszerű tisztítás is segít. Ha ez nem vezet eredményre, akkor marad a rossz blokkok törlése — itt már mérlegelni kell, hogy milyen értékű információ veszik el. Ha a rekordok több mint 5%-ka nem olvasható, többnyire használhatatlannak tekintendő a szalag I A technikai ellenőrzés során megvizsgálandó, hogy a tervezéskor kialakított követelményeknek az informatikai iratok megfelelnek-e: megfelelő hordozón (szalagon) vannak-e, ha nem, milyen munkát és pénzösszeget igényel az „áttételük". Ugyanez vonatkozik a hardver- és szoftverfüggőségre. Vannak egyéb olyan technikai szabványok is, melyek az egységesítés, a feldolgozás és a jövőbeni kutatás szempontjából ajánlottak. Feltételezvén, hogy a levéltár csak hardver- és szoftverfüggetlen informatikai iratokat gyűjt szabvány mágnesszalagon, ezek a következők: sávszám 9 belső címke címke nélküli (esetleg IBM vagy ANSI) paritás páros vagy páratlan (?) karakterkód ASCII vagy EBCDIC sűrűség 1600 vagy 6250 BPI (esetleg 800; a franciáknál csak 6250) fájlstruktúra hálóstruktúrájú rekord fix hosszúságú blokk fix hosszúságú, max. 20 000 karakterű hozzáférés szekvenciális 19