Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

Az értékelés során a levéltáros többféle fájllal találkozik, és ezek — bar esetleg mind azonos adategyütteshez tartoznak — eltérő értékkel bírhatnak. Az informatikai iratok jellegzetessége a rendkívül gyors keletkezés és megszűnés, illetve a változékonyság. A szerveknél a munkafolyamat követelményeinek megfelelően aktualizálják az adatokat, azaz törlik, kiegészítik, módosítják a meglevőket. A feldolgozás során így hoznak létre különböző átmeneti, illetve munkafájlokat. Az észak-amerikai levéltárosok véleménye szerint tartalmi elemzés alapján kell eldönteni, hogy az állandó törzsadatfájlokon kívül megőrzendők-e az átmeneti fájlok. A franciák viszont 'mereven elutasítják ezek archiválását (azzal a kiegészítéssel, hogy a törzsfájlok mellett szintén értékesek az ún. alkalmazási alapfájlok [fichiers de base des applications]). Hasonló probléma az, hogy az állandóan változó, kiegészített adatállományt a levéltár a legvégső állapotában (tehát amikor a szerv már nem használja, és ezért többé nem módosítja) kívánja-e átvenni, vagy időről időre kér egy „metszetet" (ez tulajdonképpen mintavétellel történő selejtezés), vagy csak a megváltoztatott adatokat kéri, hogy ilyen módon tudja nyomon követni a változásokat. A legfontosabb —• természetesen — a tartalmi elemzés. Ez is ellenőrzéssel kezdendő: meg kell győződni arról, hogy a fájl valóban megfelel-e a dokumentációban leírtaknak. Az ellenőrzés a legkönnyebben egy kiíratás (Dump) segítségével végezhető. Általában szükségtelen a teljes kiíratás, elegendő például az első és az utolsó 10 rekordot megvizsgálni. Ez alapján megbizonyosodhatunk, hogy a kódlista megfelelő és teljes-e, hogy az adatelemek a rekordszerkezet szerinti helyen vannak-e. Bár gyakori az eltérés (ez a fájlok gyakori változtatásából ered), mégis az tanácsolandó, hogy a levéltáros, ha nem muszáj, ne változtassa meg a hibás adatokat sem. Egyrészt, mert így hiteselebb lesz az irat, másrészt mert a valóságban hozott döntések is tartalmazták ezt a hibaforrást, és egyes események, döntések esetleg éppen ezekre vezethetők vissza. Ajánlatosabb csak regisztrálni a hibás adatokat és ellentmondásokat, és — természetesen — majd a segédletekben feltüntetni. A tartalmi értékelés alapjában nem különbözik a hagyományos iratoknál gyakorolt eljárástól. Az informatikai iratoknál is először meg kell ismerni a szóban forgó szervezet feladatait, működését, valamint a keletkezett iratok jellegét és struktúráját. Bonyolítja a helyzetet, ha az informatikai iratok nem a létrehozó és őrző szerv (például egy számítógépközpont) iratanyagához tartoznak, mert egy másik szerv — nem rendelkezvén megfelelő technikai felszereléssel vagy szakértelemmel — adott megbízást elkészítésükre (a megbízó szerv gyakran csak használati joggal bír). Ilyen esetekben a szóbanforgó informatikai iratok funkcionálisan nem az őrző (vagy tulajdonos) szerv irataihoz illeszkednek, hanem a megbízó iratanyagához. Az informatikai iratok bizonyító jellege sajátos szempont a tartalmi értékelésnél. Könnyű manipulálhatóságuk miatt a bíróságok nagyon kevés országban ismerik el az informatikai iratokat bizonyítékként, akkor is csak szigorú megkötésekkel, és a teljes kísérő dokumentáció megléte esetén, hiszen ez dokumentálja létrejöttük és használatuk körülményeit. Az elkövetkező években az optikai lemezek széles körű elterjedése után ez a megítélés bizonyára változni fog. A levéltárosnak a fennálló jogszabályokból kiindulva meg kell vizsgálnia, hogy a szóban forgó iratok mennyire bírnak jogi bizonyító erővel, hiszen ez alapvetően befolyásolja a rendezést és selejtezést. A hagyományos iratoktól eltérően az informatikai iratok bizonyító ereje kevésbé rejlik az egyedi dokumentumokban, sokkal inkább — jellegükből eredően — együttesükben. Ezek „bizonyítják", tükrözik hitelesen az adott szerv, osztály, részleg szervezetét, mű20