Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

ottani feldolgozástól és őrzéstől kezdődően a teljes önerőre való támaszkodásig terjed. A döntés alapvetően meghatározza a levéltáron belül kialakítandó technikai és szervezeti feltételeket, valamint jórészt a pénzügyi tervezést is. 3. Az informatikai iratok felmérése A levéltári feldolgozás tulajdonképpen a — szervellenőrzés keretében történő — felméréssel kezdődik. Célja nemcsak az, hogy a történeti értékkel bíró iratokat földerítsük, hanem alapul szolgál bárminemű, az informatikai iratokkal kapcsolatos hosszú távú terv kidolgozásához is. Segítségével kiszűrhetők a párhuzamos adatforrások (ami sokkal gyakoribb informatikai iratoknál mint a hagyományosaknál), tehát sok fölösleges munkától kímélhető meg a levéltár. A felmérés lehet teljes vagy részleges, azaz egy földrajzi egységre, tárgykörre, időszakra, szerv- vagy irattípusra korlátozódó. Első lépésként megállapítandó a kiválasztott rendszer vagy adatbázis neve. provenienciája, tartalma, mérete és terjedelme, a létrehozás, illetve használat célja. A felmérés során minden szóba jöhető irat megvizsgálandó, azaz nemcsak az adatfájlok, hanem a bemeneti és kimeneti (input, output) iratok is — függetlenül a hordozótól. Célszerű rendszeresíteni egy adatfelmérő űrlapot vagy kérdőívet, melynek fontosabb pontjai a következők: a) A fájl azonosítása — a létrehozó/kezelő neve — a rendszer neve: elengedhetetlen egy rendszer/adatbázis fájlainak megkülönböztetéséhez, a köztük lévő összefüggések kimutatásához — a fájl neve: lehetőleg leíró jellegű címet kell adni — évkor b) A fájl leírása — a létrehozás és a használat célja — tartalom: lehetőleg — akár összevontan — feltüntetendők a fájlban található adatelemek, az érintett terület, személyek köre, az elemzési egység stb. — szerkezet: ha több rendezési szempont van, vagy ha a rekordok közvetlen hozzáférésű tárban vannak, feltétlenül megemlítendő — input-output: a forrásdokumentumok, őrzőhelyük megjelölése, a kiíratok ismertetése, ideértve á publikált anyagokat is — aktualizálás (Updates): módja, célja, gyakorisága, a rendszeresen felülírt vagy kiegészített adatok ismertetése — hozzáférési korlátozások: mely adatok védendők, kik férhetnek hozzá, a felmentést adó személy/szerv neve, a korlátozás lejárta — a dokumentáció leírása: feltüntetendő az összes, az adatokkal kapcsolatos dokumentáció (forrásdokumentumok, kódlista stb.) c) Technikai adatok — a használt hardver — szoftverkövetelmények: a fájl szoftverfüggő-e vagy sem, ha igen, a szoftver adatai — a fájl struktúrája: háló- vagy fastruktúrájú, szekvenciális vagy közvetlen elérésű stb. — rekordhosszúság: ha nem fix, hanem változó egy-egy rekord hossza, jelzendő a legnagyobb hosszúságú rekord 18