Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 2. szám - Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archíválása: nemzetközi tapasztalatok, 1983–1988 / 15–26. o.

Alapvető kérdés a beszállított informatikai iratok hardver-, illetve szoftvefíüggősége. Közismert, hogy a gyors technikai fejlődést képtelenség követni, a szoftver-, illetve hardverfüggő fájlok előbb-utóbb használhatatlanok lesznek, hacsak nem áldoz a levéltár hatalmas összeget a konvertálásukra. Általánosan elfogadott követelmény tehát, hogy csak függetlenített fájlokat gyűjtsenek. Kompromisszumra itt is néhány olyan amerikai levéltár hajlandó, melyek szoros munkakapcsolatban állnak számítógépközpontokkal, de ők is csak a szoftveres nem a hardverfüggőség kérdésében, mondván, hogy bizonyos fájloknál jelentősen csökken az információs érték, ha szoftverfüggetlenné alakítanák őket. Érdekes, egyes angol levéltárak, így pl. az ESRC Data Archive gyakorlata: minden fájlt saját maga által kialakított szabvány szerinti formátumúvá konvertál, és így tárol (ezt nevezik ők ,,shell"-nék, szabadon fordítva [szoftver]buroknak). Az egyedi konvertálás következtében most bizonyára optimálisan tudják használni a beszállított informatikai iratokat, de óriási hátránya ennek a megoldásnak, hogy a jelenlegi technikai szinten fagyasztja be a felhasználást, tehát előbbutóbb módosítani kell a szabványukat, ami viszont az összes korábbi anyag újrakonvertálását teszi szükségessé, és minél nagyobb az állomány, annál több munkába és pénzbe kerül. Az informatikai iratok rövid élettartamuk, valamint létrejöttük és használatuk sajátos vonásai miatt még a beszállítás előtt fokozottan gondos felmérést és ellenőrzést igényelnek. A levéltár nem várhat 20—50 évet az átvétellel, mint a hagyományos iratoknál, mert nem lesz mit beszállítani. A fájlok rendszeres felülírása, módosítása, törlése is azt eredményezheti, hogy az igazi történeti értékkel bíró iratok számára elvesznek. Kívánatosnak látszik tehát, hogy pontos menetrendet dolgozzon ki a szerveknél keletkező fájlok felmérésére (határozza meg előre, hogy milyen típusúakra mikor tart igényt), ellenőrzésére és átvételére. Mondhatni a levéltárnak a születésüktől kezdődően figyelemmel kell kísérnie az informatikai iratokat. A precíz felmérés és ellenőrzés következményeképpen jobban fel lehet mérni az évi gyarapodást, és általa biztonságosabbá lehet tenni a pénzügyi tervezést is. c) A feldolgozási tervben — a várható kutatási és felhasználási igényekből kiindulva — általánosságban rögzíteni kell a begyűjtendő informatikai iratok ellenőrzésének módszerét és mélységét (részleges kiíratás vagy minden adategység kontrollja), az adatok végleges levéltári formátumát (méret, elrendezés, komplexitás, szoftver- és hardverfüggőség — ha van), valamint a készítendő segédletek általános követelményeit (a felhasználandó dokumentáció stb.) — bővebben lásd a 4. és 5. pontnál. A kutatási és felhasználási tervben felvázolandó a legvalószínűbb kutatói kérések jellege (például egyszerű szalagmásolat^készítés, másolatkérés a dokumentációról, kivonatok vagy összegzések készítése, statisztikai elemzés stb.). Megvizsgálandó, hogy az adatoknak milyen formátuma felelne-e meg legjobban ezeknek az igényeknek, milyen feladatot jelentenek a kutatási korlátozások, illetve az ezt feloldó megoldások (az ún. anonimizálás, azaz a titkos adatok takarása), végül felmérendő az évente várható kutatások száma. d) Az őrzési tervben meg kell adni a várhatóan évente begyűjtendő hordozók (szalagok) számát, ezek helyigényét, a kötelező áttekercselések (1—2 évente), tisztítások és átmásolások (5—20 évente) számát, valamint a dokumentáció esetleges másolásának (mikrofilmezésének) igényét. e) A technikai, pénzügyi és szervezeti feltételek meghatározásánál maximálisan figyelembe veendők a fenti pontoknál tárgyalt követelmények, illetve az ebből eredő következmények. Ezekből kiindulva először azt kell eldönteni, hogy a levéltár mennyire kíván együttműködni számítógépközpontokkal: a skála az 17