Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - KILÁTÓ - Körmendy Lajos: A Gazette des archives 1984. évi évfolyama / 63–67. o.

A Gazette des archives 1984. évi évfolyama Nincs könnyű helyzetben a francia levéltárosok folyóiratának recenzora, még akkor isem, ha a gondja kellemes természetű, mert a bőség zavarával küszködik: egy-egy évfolyamban 6—8 olyan magas színvonalú cikk, tanulmány is van, amely részletes bemutatást érdemelne. A terjedelem szűk volta és az olvasó figyelmének határai azonban kikényszerítik az erős szelekciót. A selejtezésnek viszonylag kiterjedt szakirodalma van Franciaországban, születtek átfogó, elemző munkák is, hogy csak az 1970-ben megjelent levéltári kézikönyvet (Manuel d'archivistique) említsük, a francia kollégák azonban nem tekintik lezártnak ez a témakört. A Nemzeti Levéltár munkatársa, O. Guyotjeannin, hosszú, alapos felmérésre és előtanulmányokra épülő cikkben rendszervi az eddigi ismereteket és a követett gyakorlatot a Gazette 124. számában.

1 A szerző először megpróbálj a tisztázni a' terminológiai ellentmondásokat és a saját rendszerét, meghatározásait alapos indoklással és pontos definíciókkal támasztja alá. Véleménye szerint a selejtezésnek két nagy kategóriáját különböztethetjük meg: a minősítő selejtezést és az egyéb jellegű szelektív selejtezést. A minősítő selejtezés során előre felállított, az iratok tartalmával, jellegével kapcsolatos belső kritériumok alapján történik a válogatás. Így például az ügyiratot létrehozó, vagy a benne szereplő személyek politikai, társadalmi súlya szerint, vagy az ügy pénzügyi következményei alapján döntünk az irat sorsa felől. Ez a típusú selejtezés lehetővé teszi a megőrzött iratok mennyiségi és minőségi elemzését, de a teljes (azaz még a selejtezés előtti) anyagra extrapolált vizsgálódást niár nem engedi meg. A kritériumok lehetnek szubjektívek vagy objektív jellegűek. Ez utóbbi esetében a levéltáros szinte mechanikusan végezheti a válogatást (pl. az adóbevallások csak egy bizonyos összeg fölött Őrzendők meg), az előbbieknél már nagyobb a levéltáros szabadsága és felelőssége, ennek megfelelően viszont az iratokat alaposan kell tanulmányoznia. Az egyéb jellegű szelektív .selejtezéseknél (mintavételeknél) a választás nem belső, hanem külső kritériumok szerint történik: név, születési év, kezdőbetű stb. Ez a külső kritérium ugyanis valószínűvé teszi, hogy az összes belső kategória arányosan reprezentálva lesz a kiválasztott iratokban. Az egyéb szelektív selejtezéseket további típusokra oszthatjuk. Ezek közül az egyik leggyakrabban alkalmazott az ábécé szerinti mintavétel. Látszólag egyszerű, a valóságban azonban rengeteg buktatót hordoz, ezért a statisztikusok erősen kétlik, hogy egy kezdőbetű, vagy betűcsoport hűen tükrözné a teljes irategyüttest. A szerző véleménye: ha ezt a selejtezést kívánjuk alkalmazni, akkor előzőleg alaposan tanulmányozzuk a teljes irategyüttest, leglább régióként, de ha lehet periódusonként is. Statisztikusok szerint biztosabb, 63