Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - G. Vass István: A Lenin Kohászati Művek "irattermelése" 1983-ban / 25–32. o.

szervezeti egységei által közölt adatok a valós helyzetet tükrözik, tényleges felmérés alapján születtek. Mégis, miután magam is kételkedő ember vagyok, elvégeztem még egy ellenpróbát. Hiszen ha a vállalatok valóban ilyen .hatalmas mennyiségű papírral dolgoznak, attól időről időre még is kell szabadulni. Sajnos a selejtezési jegyzőkönyvek nem mindig tartalmaznak megbízható adatot a kiselejtezett iratok mennyiségéről. Gondot okoz az is, hogy egy-egy selejtezési eljárás során több év különböző őrzési időt igénylő iratait együtt foglalják jegyzőkönyvbe. Mégis sikerült találni jó néhány olyan jegyzőkönyvet, amely témánk szempontjából értékelhető adatokat tartalmaz.

10 A Lenin Kohászati Művek forgalmi könyvelési osztályán 1985-ben három irattári tétel 1974-ben keletkezett iratait selejtezték. A kiselejtezett iratmenynyiség: 150 folyóméter. Ugyancsak 1985-ben a társadalombiztosítási oszítályon egyetlen irattári tétel egyetlen évben keletkezett iratanyagát selejtezve 85 folyóméter papírtól szabadulták nieg. De folytathatnánk a felsorolást a kereskedelmi igazgatóhelyettes titkárságával, ahol az 1979-ben „termelt" iratokból 30 ifm-t, a gépi adatfeldolgozási osztállyal, ahol az 1983. II. félévi (!) iratokból (hollerith kártyák) 82 ifm-t, vagy a központi TMK-osztállyal, ahol az 1973— 1978 közötti iratokbál 175 ifm-t, azaz évi átlagban csaknem 30 iratfolyómétert selejteztek ki. De hasonló nagyságrendekkel találkozhatunk esetenként más vállalatoknál is. A Mecseki Szénbányák Anyagellátó Üzeménél (tehát nem is a központban!) az 1985. VIII. 7-én felvett selejtezési jegyzőkönyv tanúsága szerint az 1978— 1981 között keletkezett iratokból 110 ifm-t (évi átlagban közel 30 ifm) selejteztek ki. Sőt a VIDEOTON pénzügyi főosztálya számlázási és tranzit osztályának egyik selejtezési jegyzőkönyvében azok a 40—50—60 000 db-os tételek is feltűnnek, amelyeket fentebb a Lenin Kohászati Művek adatszolgáltatóitól idéztünk. Bevallom, csak ennek az „ellenpróbának" az elvégzése után mertem leírni, az évi irattermelés mennyiségére vonatkozó fenti adatokat. * * * A számoknak e kissé hosszúra nyúlt felsorolása, elemzése után az alábbiakban lehet összefoglalni a vizsgálódás tanulságait: 1. Egy-egy ipari nagyvállalatnál (Magyarország mintegy 50—60 vállalatát lehet ebbe a kategóriába sorolni) évente hozzávetőlegesen 300—500 folyóméternyi irat keletkezik;. 2. Az irattári tervek szerint ebből az iratmennyiségből vállalatonként mintegy 15—40 folyómétert (5—8%) kellene a levéltáraknak átvenni.

11 Néhány további megállapítás is ide kívánkozik, amelyeik között bizonyára jó néhány akad, amely valamennyiünk számára evidencia, de tapasztalataim szerint nem árt néha az evidenciákat is átismételni. A vállalatoknál (de bizonyára más szerveknél is) az iratanyag nagyobb része nem „lépi át" a gyárkaput, ún. belső irat. Másrészt a keletkező iratoknak legalább kétharmadát, de valószínűleg még ennél is jóval nagyobb hányadát nem veszik nyilvántartásba, azaz nem iktatják. E két iratcsoport (a belső iratok és az iktatásra nem kerülő iratok) részben fedi egymást, s mindkettőben vannak történeti értékűek, vagy legalábbis olyanok, amelyeket az irattári terv levéltárba adandónak minősített. A szervek iratkezelésének ellenőrzésekor és az iratátvételi feladatok meghatározásakor erről a tényről semmiképpen sem szabad megfeledkezni. A fentiekből következik, hogy nagyot téved az, aki egy szerv „iratterme30