Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 2. szám - KILÁTÓ - Dusnoki József: A Der Archivar 1983. évi évfolyamáról / 80–84. o.

kel nem tudták 'megfelelően elvégezni, mivel ezek esetében gyakorta még nem lezárt, a működő iratképzőktől folyamatosan átvett, gyarapodó ifondokról van szó. A Hannoveri Tartományi Levéltárban rendezték be 1981 elején a tartományi kormányzat nagy számítógépével összekapcsolt adatfeldolgozó központot. Az ilyen nagy számítógéppel összekapcsolt rendszer előnye, hogy korlátlan meny•nyiségű adat feldolgozását teszi lehetővé, és tovább bővíthető újabb levéltárak bekapcsolásával. A rendszer kiépítésének első szakaszában a segédletkészítéshez, a megőrzési, ill. selejtezési határidők ellenőrzéséhez (átmeneti levéltárak!), az anyagok kiadása val-k öles önzésével együtt járó adminisztráció végzéséhez és statisztikai számításokhoz veszik igénybe az elektronikus adatfeldolgozást. Segítségével a még nem lezárt fondókról belső használatra és tájékoztatásra egyaránt repertóriumok készíthetők. Az újonnan átvett anyagokat a repertórium újraírása nélkül betagolhatják a kialakított rendezési séma szerint. A tételeket könnyen átrendezhetik újabb szempontok alapján. Emellett tárgyi-tematikus leltárakat, jegyzékeket, kivonatokat állíthatnak össze. A számítógépbe betáplált adatokat tetszőleges formában és különféle információhordozókon keresztül lehet visszanyerni. Olyan mutatókat és konkordancia] egyzékeket készíthetnek el, amelyek korábban rendkívül nagy munkaráfordítást igényeltek volna. Minden egyes irat megőrzési határidejét meg lehet állapítani. Ün. határidőlistát állítanak össze azokról az iratokról, amelyeiknek megőrzési határideje egy adott évben jár le. A rendszert úgy alkották meg, hogy a bevált munkafolyamatok és munkaeszközök megmaradjanak. A levéltári dolgozóktól mem követeli meg az adatfeldolgozással kapcsolatos ismeretek elsajátítását, ezzel szemben mentesíti őket a fárasztó rutinmunkáktól. Alkalmazása gazdaságos, megtakarítások főleg a rendezési és az adminisztratív jellegű munkáknál mutathatók ki. Hans-Joachim Behr meglepetéssel tapasztalta, hogy milyen fejlett szinten áll az elektronikus adatfeldolgozás a Dél-Afrikai Köztársaság állami levéltáraiban. Cikkében röviden ismerteti az ott elért eredményeket, a számítógépes adatfeldolgozásnál és az információ-visszakeresésnél alkalmazott rendszereket, ill. programokat.

7 A kísérletek a 70-es évek elején indultak meg. 1974-ben az Oktatási Minisztérium számítógépével kapcsolták össze a levéltári adatfeldolgozást, amelyet a legkevésbé problematikus levéltári .anyagtípussal a kötetekkel kezdtek el. Havi átlagban kb. 15 000 kötetet dolgoznak fel, de más levéltári anyagok (pl jegyzőkönyvek, levélkönyvek, térképek stb.) feldolgozása is megindult. 1978-tól folyik a National Register of Manuserits kialakítása: az ország minden „kéziratfondj áról" így központban gyűjtik össze az információkat. Az állami levéltárak információi pedig „adatfondokat" képeznek, amelyek közös tájékoztatási rendszerbe illeszkednek. A levéltárak nyolc „adatfondját" és a kéziratok adatgyűjteményét mint egyetlen adatbankot vehetik igénybe az ügyfelek, akiknek nyolc (egymással is kombinálható) visszakereső rendszer áll rendelkezésükre. A Szövetségi Levéltár Képarchívumának vezetője, Thomas Trumpp, az intézményében őrzött képanyag történetéről, struktúrájáról és hasznosításáról számol be az Archivar 4. számában.

8 Cikke függelékében közli a képfondök listáját is. Miután a fotózás fejlődésének és a különböző képügynökségek, képgyűjtemények létrejöttének fontosabb állomásait vázolta, áttér a képarchívum „előtörténetének" ismertetésére. Az 1919-nben újra felállított Birodalmi Levéltárnak volt egy Kép- és Filmarchívum alosztálya, 1939-ben pedig létrehozták a Birodalmi Képlevéltárat, amely azonban rövid életű intézmény volt. A Szövetségi Levéltár a második világháború után nem folytathatott szisztematikus feltáró munkát se az 1867—1945 közötti időszak állami képanyagában, se a nemzetiszocialista párt képanyagában, ezért nem állami képanyagot is bevont gyűjtő82