Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 1. szám - KILÁTÓ - Ságvári Ágnes: A X. levéltáros világkongresszusról: Bonn, 1984. szeptember 17–23. / 66–73. o.

Képesek lesznek-e a levéltárosok ezen, történetükben talán legnagyobb fordulat végrehajtására? A válasz egyértelmű volt: igen. Maguk a levéltárosok is nagy mozgósítható tartalékkal rendelkeznek. Ezek legjelentősebbikéről, a vezetés és technikai segédeszközök használatának intenzifikálásáról és modernizálásáról élénk vita bontakozott ki. Aminthogy a decentralizálásos ajánlási rendszer bevezetése is csak fokozatosan képzelhető el s országonként, régiónként egymástól elkülönítve, ugyanúgy a gyors ütemű technikai változás levéltári alkalmazására sem nyílt azonnal lehetőség, nem adódott általános megoldás sem. Milyen legyen a korszerű vezetés stílusa és struktúrája? Milyen eszközöket vegyünk igénybe? Már az M. Swift kanadai főlevéltáros megfogalmazásában előadott referátum eleve sugallta a vezérszavakat: „Vezetés és technikai segédeszközök együtthatása". Gondolatmenetéhez 25 hozzászóló, köztük C. Harrach Erzsébet és Szekeres József, a BFL osztályvezetői tették meg észrevételeiket. Kétségkívül óriási ellenállásba ütközik vezetők és vezetettek között egyaránt a vezetés új struktúrájának kidolgozására irányuló sürgető javaslat. Pedig a nagyon is összetett feladatok az eddigi módszerekkel a látszatok ellenére sem oldhatók meg sikeresen, mégoly tehetséges vezetőkkel és fegyelmezett munkatársakkal sem. Tehát gondoskodni kell arról, hogy a levéltervezetéi miiiden szintjei főhelyre kerüljön a pontos, lehetőleg standardizált, naprakész információ — hasonlóan a gazdasági szférához. Merészen új színt hozott, s ezért kifejezetten érdeklődést váltott ki Pitson ausztráliai manager expozéja, aki számos meggyőző példát hozott, „a vállalatok szakmai vezetési stílusának alkalmazására a levéltáraknál" című referátumában. Megkísérelte meghatározni a levéltárak helyét a fejlődő környezetben. Saját példájukra hivatkozott, amikor is az ausztrál levéltári vezetés, hogy a nagy bürokrácia nyomása alól szabaduljon és a személyi, pénzügyi nehézségek válságából kiutat keressen, az állami vezetéshez fordult segítségért. Az ausztrál kormányzat ugyanis szervezéstudományi teammel sokoldalú tanulmánytervet készíttetett, amelynek konklúziói a levéltári feladatokat, a szervezeti felépítést, a személyzet iránti igényt s a levéltár társadalmi kapcsolatrendszerét átfogó stratégiai rendszerbe foglalták. A távlati és középtávú programot demokratikus vitára bocsátották, a működést decentralizálták, s kötelező kézikönyv segítségével biztosították az egységes irányítást. Mindez — mintha egy vállalati tervezés sémája lenne. Vagy nagyon is levéltári fejlesztési stratégia ez! — olyannyira, hogy egzaktan kimutatható: a mi munkaterületünk is alkalmas a vezetéstudomány új eredményeinek integrálására. Gyakorlatilag tehát arról van szó, hogy a levéltáraknak is alkalmazkodniuk kell a kereslet—kínálat, az önköltség és előállítási ár gazdasági feltételrendszeréhez, valamint a szolgáltatás „árainak" kategóriáihoz. A munkaerő — még ha a levéltárosok rosszulfizetettsége világjelenség is — drágul, a költségvetési szervek budget-i nem nőnek, inkább csökkennek, ezért a gazdasági számítások — főleg pedig a levéltári tevékenység különböző ágazatainak racionalizálása — halaszthatatlan. Az intézményvezetők kiválasztása — sok szempontból meghatározott. Ezért leginkább járható út az újításhoz a vezetők intenzív továbbképzése. A beosztástól függően kívánatos lehet ez magas fokon is, ajánlatos akár vezetőképesítési diploma elnyerése. Ezzel egyidejűleg elképzelhető rokon, vagy a levéltár gyűjtőmunkájában képviselt ágazatokból vezetők átirányítása, akiknek aztán a levéltári részmunkák elsajátítására esetenként tanfolyam szervezhető. Nem hagyható el az „alapok" áttekintése. Még az esetben sem, ha a múltban már szervezeti és működési szabályzatok rögzítették is azokat. Űjra felülvizsgálandók: az intézmény célkitűzései, a hivatal pontos illetékességi köre, a 70