Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - HÍREK - Benczéné Nagy Eszter: Beszámoló a MKE Levéltári Szekciója gödöllői tanácskozásáról / 99–103. o.

tőterület vonatkozásában. Egyes szerveknél nagy tömegű, egynemű adatot sokszor már számítógéppel dolgoznak fel, és így a levéltár tőlük nem hagyományos, hanem géppel írott és csak géppel olvasható anyagokat tud átvenni. Ez az eset áll fenn például a telekkönyvi nyilvántartások, anyakönyvek esetében. A levéltári nyilvántartások számítógépes feldolgozása — véleménye szerint — az újonnan átvett iratok esetében célszerű, ahol egyébként is segédleteket kell készíteni. Van példa azonban arra is, hogy meglevő nyilvántartásaikat viszik számítógépre. Például a 18. századi Reichshofrat peres anyagát náluk eddig csak a felperesek szerint lehetett kutatni, az új, számítógépes nyilvántartás segítségével viszont az iratanyag alperesek és pertárgyak alapján is hozzáférhető lesz. A levéltári ügyvitelben a kutatószolgálati adatok, az iratkölcsönzési dokumentációk gépi adatfeldolgozását kezdték meg. Leopold Auer hangsúlyozta, hogy e munkák náluk sem problémamentesek, de véleménye szerint tudomást kell vennünk arról, hogy a közeljövőben a számítógép a nagy- és közepes levéltárak életébe egyaránt be fog törni, és megváltoztatja a munkát. Tarján Gábor, az Üj Magyar Központi Levéltár számítástechnikai adathordozók osztályának munkatársa tájékoztatta a résztvevőket, hogy levéltárukban — külső szakemberek bevonásával — már 1981 óta foglalkoznak a gépi adathordozók archiválásának problematikájával. Munkájuk előkészítő fázisában tanulmányozták a külföldi tapasztalatokat, majd 16 főhatóság és az Olajipari Tröszt géppel olvasható dokumentumait vizsgálták meg. Felvették a kapcsolatot az egyes feladatokat végző számítóközpontokkal és a programokat készítő szervekkel is. A szükséges elvi engedélyek beszerzése után elsősorban az jelentett problémát, hogy a kérdéses intézményekben legalább 50 féle számítógép működik. Tapasztalataik szerint a szerveknél található mágnesszalagokról először nyilvántartókartonokat kell készíteni, megállapítva azt, melyek az értékes, levéltárba kerülő dokumentumok. E nyilvántartás készítését minimál-maximál katalógusrendszer összeállítása követi, amelynek normáit a franciák dolgozták ki. A katalógusok az adattulajdonosoktól a mezők elnevezéséig és a rekordhosszakig minden fontosabb adatot tartalmaznak, és számítógépes visszakereső rendszerrel kezelhetők. Magát az archiválást központilag érdemes megoldani, és a központ szolgáltató jelleggel működhet. Kiépítéséhez a számítógépes szakemberek jó partnernek bizonyulnak, mivel a megfelelően funkcionáló rendszer bizonyára gazdaságos lesz. Létrehozásához azonban megfelelő műszaki háttérre van szükség. Biztonsági okokból a szalagokból két példányt kell archiválni, egyet a levéltárban, egyet másik épületben. Mivel a szalagok nem őrzik meg annyi ideig az adatokat, mint a papír, azok másolása, tisztítása állandó feladatot fog jelenteni. Hajmási Gyula, az Űj Magyar Központi Levéltár munkatársa a technikai eszközök levéltári alkalmazásáról beszélt. Ismertette levéltáruk szervnyilvántartásával kapcsolatos programját, amely többféle számítógépen is felhasználható. Kidolgozta a fond- és állagnyilvántartást, valamint a tervstatisztikai lapok öszszesítésének modelljét is. Kutatási eredményei rövidesen megjelennek az Űj Magyar Központi Levéltár Közleményeiben. Haraszti György, Budapest Főváros Levéltára munkatársa hangsúlyozta hozzászólásában, hogy a számítástechnika levéltári alkalmazása terén az utóbbi években az Üj Magyar Központi Levéltár számítástechnikai adathordozók osztályának létrehozása volt a legnagyobb áttörés. E szervezeti keretben a géppel olvasható iratok archiválása hosszú távon is megoldódik. 102