Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

— az aktív iratok kezelésével kapcsolatos élettartam-fogalom érvényessége (elhangzott olyan álláspont, hogy ha az ügyintéző egy tárgyiratot pl. négy évig tart magánál, az kétszeres időtartam — vagyis, további 8 év után — selejtezhető, hacsak a levéltár nem tart rá igényt) — a miniszterek és vezető kormánytisztviselők köztevékenysége során keletkezett iratok tulajdonjogi problémájának megközelítése — a kormányiratok jegyzékelésének és értékelésének kritériumai (megőrzési és selejtezési jegyzékek). 2. Bár az iratképzés elsődlegesen az egyes kormányszervek és más közintézmények felelőssége, kívánatos, hogy a nemzeti levéltári hatóságot bevonják olyan szabályozások előkészítésébe és figyelemmel kísérésébe, mint — az iratok képzése és kezelése a szerven belül (ideértve a mikrofilmek és más technológiák használatát is) — az adathordozók tartóssága — a kormányinformációk közhasználatának szabályozása. 3. Egyetértésben Michael Cook RAlVDP-tanulmányának megállapításaival a konferencia egyetértett azzal, hogy a hagyományos levéltárosképzés — mind az alap-, mind pedig a továbbképzés — felülvizsgálandó, hogy megfeleljen a levéltári intézmények jelen és jövőbeni igényeinek. — A konferencia azzal is egyetértett, hogy lépéseket kell tenni az irattári személyzet rendszeres képzése érdekében. 4. A konferencia ajánlotta, hogy a nemzeti levéltári hatóságok — minden nemzet alkotmányi, jogi és igazgatási rendelkezéseinek megfelelő módon — biztosítsák, hogy hivatásos levéltárosok megfelelő tanácsot és/vagy segítséget nyújtsanak kormányszerveknek és más közintézményeknek iratkezelési rendszerük kifejlesztésében vagy megjavításában. 5. A konferencia megállapította, hogy a félaktív iratok érdekében különleges rendelkezésre van igény, és hogy mind gazdaságosság, mind pedig hatékonyság szempontjából különös jelentősége van az e célra alkalmazott elhelyezésnek és személyzetnek, akár a nemzeti levéltári hatóság működteti ezeket az átmeneti központokat, akár az egyes hatóságok. 6. A konferencia megállapította, hogy bár alkotmányi, jogi, adminisztratív és történeti körülmények következtében az egyes nemzeti levéltári hatóságok különböző szerepet játszanak korunk iratainak intézésében, mégis van a funkcióknak egy magja, amelybe a levéltárost be kell vonni, úgymint — az aktív és félaktív iratok figyelemmel kísérése, ideértve a szerv irattárát is; — a megszűnt szervek iratainak átvétele; — az iratok értékelése a levéltári megőrzésbe való átadás céljából; — az iratok levéltárba való szállítása; — az iratok értékelésénél a végső döntést a levéltáros kezében kell hagyni. (E pont esetében kérte W. E. Goelema holland küldött annak rögzítését, hogy ő ezzel a fogalmazással nem ért egyet.) 7. A meglevő iratrendszer-leírásokat (modellek) mint alapanyagot kell kezelni, felülvizsgálni, bővíteni, publikálni, majd időszakonként naprakész állapotba hozni és kiterjeszteni. 8. Á konferencia ajánlja a NLT-nak, tegye megfontolás tárgyává olyan áttekintés elkészítését, amely az európai régió kormányszervei által létrehozott adathordozók típusairól és azok mennyiségéről adna képet. 9. Ajánlatos, hogy az aktív iratok tekintetében elterjedt szakkifejezéseket vizsgálják felül. 10. Á konferencia ajánlotta a NLT végrehajtó bizottságának, hogy mérlegelje egy olyan szakmai szerv mielőbbi létrehozását, amely a NLT-nak korunk 87