Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

— egy megoldandó egyedi ügy. Az idő lehet — meghatározott hosszúságú, de tárgyanként különböző időtartam, ami után az irategyüttest lezárják; — változó hosszúságú idő, amely az egyedi ügy lezárásához szükséges. Az iktatási rendszerek (főleg Svédország, a Szovjetunió és néhány más kelet-európai ország, részben Svájc) az iktatásban és a megőrzésben is az évet helyezi előtérbe. — A tárgyilag kezelt iratok esetében is le kell zárni (cut-off) az irategyüttest (filé), amelynek fő célja, hogy az egység irattárba vagy levéltárba kerüljön. Valamikor 30—50 évig is eltartott, míg egy tárgyiratot lezártak, ma viszont a lezárás 2—10 év között mozog. Ez a rendszer komoly követelményeket támaszt az ügyintézőkkel és az iratkezelőkkel szemben egyaránt. 2.5. Az idő előtérbe helyezése sorozat jelleget ad az iratoknak, a tárgyé viszont osztályozási rendszert követel. A szabványosított (űrlapos) iratok sorozatokban kezelését S. Büttner problémamentesnek tekinti és megérti az ügyiratok esetében is, ha az ügykörök világosan elhatároltak. Az USA külügyminisztériumában hagyományosan kialakult sorozatokhoz ragaszkodnak, s igen költséges gépi mutatózást vezettek be, amit azonban S. Büttner nem irattári vagy levéltári, hanem dokumentációs jellegű feladatnak tekint. Az iratkezelési rendszer megválasztásánál azt tartja lényegesnek, hogy milyen körülmények között mi a megfelelő. A következő körülményeket tartja figyelembe veendőnek: — az egyes iratok számbavételi rendszerének szükségletei és/vagy hagyományai; — az egy ügyre vonatkozó iratok teljességére vonatkozó jogi követelmények és/vagy szokások; — a szervezeti tagolódás és a munkamenet elvei, hagyományai és gyakorlata; — az ügyintézők és iratkezelök képzettsége és/vagy alkalmasságuk az elvont fogalmakban való gondolkodásra; — biztonsági szempontok (pl. eltérő őrzési és segédletrendszer esetén); — az egész rendszer feletti áttekintésnek és az egyes irategyüttes visszakeresésének megkönnyítése. S. Büttner megállapítja, hogy minden országban megtalálható kisebb-nagyobb mértékű törekvés egy tárgyilag felépített terv alapján való irattározásra, de az irattári tervek funkciójuk és formájuk tekintetében lényeges eltéréseket mutatnak aszerint, hogy mint kívánnak két olyan eltérő funkciót ellátni, mint a tartalom fölötti áttekintés és az állományellenőrzés. E problémát gyakran úgy oldják meg, hogy külön készül egy osztályozási séma és külön egy raktári jegyzék. 2.6. S. Büttner a tárgyakra épített osztályozási sémát helyezi előtérbe és megkülönbözteti azt a funkciókra épülő rendszerektől, s a tárgyat tekinti magasabb kategóriának, amelyben a tárggyal kapcsolatos különböző funkciók iratai is megtalálhatók, de elképzelhetőnek tartja a tagolást mindkét alapon. Talán felesleges közölni, hogy az 1920-as évek német Büroreformja is a tárgyi tagolást vette alapul, s ehhez igazították a munkacsoportok és a szervezeti egységek kialakítását is, s bár e téren voltak és vannak nehézségek, a tárgyat ma sem tévesztik szem elől. Megállapítja, hogy a tárgyi tagolási rendszer maradt a stabil és függetlenné vált a hivatal szervezeti változásaitól. (Pl. a postaigazgatóságok tagolási rendszere 1928-tól 1978-ig volt érvényben.) S. Büttner a Bürorejorm legfőbb újítását abban látja, hogy a tárgyi alapon felépített osztályozási rendszerben a tárgyi egységeket kódolták, s egy tárgyi irategyüttes (filé — tárgy irat, az ügyirat mintájára) kódja a hozzákapcsolódó iratsorszámmal megadja minden irat azonosító számát. Ez a rendszer ér70