Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

vényesül több európai országban (pl. Izrael, Jugoszlávia, Lengyelország, Norvégia, Svájc), természetesen eltérő variációkkal. (így pl. a tárgy kódja lehet alfanumerikus vagy tizedes rendszerben alkotott.) Lényeges kérdés, hogy hány szervnek, intézménynek lehet egy iratosztályozási rendszere. A központi igazgatás vonatkozásában egy szerv egy rendszer álláspontját vallja, mert kisebb egység esetében szükségtelennek tartja, egy minden intézményre kiterjedőt viszont megvalósíthatatlannak. Az általános osztályozási rendszerek a gazdálkodással összefüggő iratokra vonatkoznak (pl. Kanada, Lengyelország, Norvégia, USA) vagy keretként szolgálnak és mintául (pl. NSZK). Lényegesnek tartja, hogy a kód ne legyen se túl hosszú, se túl komplikált, hanem könnyen megjegyezhető. 2.7. Az őrzési egységek (files) jegyzékelése szempontjából elsődleges a feliratuk, s az elegendő, amíg az azt létrehozó és használó személynél (az ügyintézőnél) van. Ha már irattárba viszik, akkor már ez kevés, mert tudni kell, hogy mi hol van és egyáltalában az irattárban mi van. Ilyenkor raktári jegyzék készül az állomány rendszerével összhangban. Az egyes egységek tartalmát illetően a legkülönbözőbb megoldások képzelhetők el. Teljes leírás az egyes iratonként való jegyzékelés volna, de ez gyakorlatilag megvalósíthatatlan. Bár Németországban a 20-as évek végén elkezdték, majd abbahagyták. Minthogy a gépi adatfeldolgozás e téren új lehetőségeket kínál, úgy tűnik, hogy a legarchaikusabb lajstromozási mód a legmodernebb lesz, amely nemcsak őrzési egységig, hanem az egyes iratig lemenőén ad visszakeresési lehetőséget. E téren a svéd gyakorlatnak vannak eredményei. Eme új lehetőség ellenére a legtöbb országban az egyes őrzési egységekről jegyzék készül a tagolási rendszernek megfelelően. Lényeges eleme e rendszernek az iratosztályozási terv központi karbantartása és gondozása, s hozzátartoznak még bizonyos nyilvántartások (pl. melyik kódszám melyik részleghez tartozik) is. Egyes országokban (Jugoszlávia, Svájc) hasonló jegyzékelési megoldást alkalmaznak, mások (Lengyelország. Norvégia) a jelzetet törik az évszámmal, s ugy tűnik, hogy ez esetekben is van szükség kiegészítő segédletekre. A jegyzékek arra is alkalmasak, hogy feltüntessék a megőrzési határidőt, az átmeneti levéltárba történt átadást stb. 2.8. A megőrzési időtartamnak elsődlegesen gazdasági szerepe van mint a felesleges iratok karbantartását kivédő eszköznek. Egyszersmind elválasztó az igazgatási és a levéltári felelősség között. A megőrzési időtartam vonatkozhatik — egyes iratra, ami a hatalmas irattömegek mellett ugyan nehezen képzelhető el, de elméletileg fennáll; — irattípusra, amelyet külön sorozatban őriznek (pl. bizonylatok); — ügyirattipusra, amely sorozatban van elhelyezve (pl. anyagbeszerzések); — szabványosított eljárásból eredő iratokra vagy irategyüttesekre (pl. beszerzési tevékenység ellenőrzése); — meghatározott tevékenységből eredő minden iratra (pl. munkacsoport általános levelezése): — egy egyedi tárgyiratra (single subject filé), vagyis egy egyedi problémára vonatkozó, meghatározott időtartam alatt, egy vagy több ügy révén keletkezett irategyüttesre. A megőrzési időtartam meghatározása az iratelbírálási tevékenység része, elsősorban jogi és/vagy adminisztratív kritériumok alapján, ezért a szerv vagy központi illetékes hatóság felelősségére történik (kivételek: Kanada és USA). A levéltári intézmény felelőssége akkor jelentkezik, ha a megőrzési időtartam során az iratok egy iratküzpontba (irattárba, levéltárba) kerülnek. 77