Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

téti az ,,Ön jele" (your filé) és a „mi jelünk" (our filé) kettős hivatkozást. A német Büroreformnak az volt az egyik fő célkitűzése, hogy a kapcsolat ne a két intézmény, hanem a két ügyintéző között jöjjön létre, tehát ne az intézmény központi iktatószáma, hanem az ügyintéző által adott lajstromszám legyen a hivatkozás. (Erről még lásd a következőkben.) d) Az űrlap tulajdonképpen egy szabványosított levél — egyelőre még papíron. Az ilyen iratok alkalmasak arra, hogy saját sorozatot alkossanak, egyszersmind kifelé a bürokrácia megtestesítői. 2.2. A szerző úgy látja, hogy az iratnak az intézmények között és az intézményen belül való útját legrészletesebben Svédországban, továbbá egyes kelet-európai államokban (Csehszlovákia, Lengyelország, Románia) szabályozták, különös tekintettel annak nyilvánosságára. Az NSZK-ban, s több középés kelet-európai országban a kormányszervek bizonyos központi funkciókat (leírás, küldöncszolgálat, lajstromozás, irattározás) központosítottak. Ugyanakkor egyes helyeken megszüntették a központi iktatást és a központi irattározást annak érdekében, hogy az ügyintéző kezelje az iratokat. Több országban (Csehszlovákia, Finnország, Hollandia, Lengyelország, Norvégia, Románia, Szovjetunió és néhány német minisztériumban) a bejövő és a kimenő levelek egy vagy több lajstromozó állomáson mennek át. Az USA-ban viszont semmiféle szabályozás nincs. 2.3. Az egyes (bejövő és kimenő) iratok számbavétele igen változatos képet mutat. Angliában, Kanadában és az USA-ban nagyrészt abbahagyták, ha egyáltalában bevezették. Svédországban, a többi skandináv országban és a kelet-európai országokban viszont az iktatást igen fontosnak tekintik, s ennek számát a leveleken mindig meg lehet találni. Németországban csak néhány konzervatív állami intézmény (pl. több levéltár) használja. Eredetét a testületileg működő kis intézmények gyakorlatában keresi, ahol az ügyeket sorozatosan tárgyalták. (Ezt a megállapítást a magyar gyakorlat is igazolja azzal, hogy részletes tanácsülési jegyzőkönyvek miként sorvadtak és váltak iktatókönyvvé.) Kiemeli, hogy az osztrák és a szlovák gyakorlat a lajstromot ma is protokollumnak nevezi, s hogy ez a rendszer előnyben részesíti az időelemet az iratok kezelésében, szemben a tárgyi elemmel, amely általában meghatározza a modern hivatalok szervezeti felépítését. Ha az egyes iratokat külön-külön kezelik és még ügyiratot vagy tárgyiratot sem hoznak létre, úgy a nagy tömegű iratanyagban való kezelési és selejtezési munkát is igen megnehezítik. A Büroreform bevezetésekor megmaradt a beérkező levelek iktatása, de ez az iktatószám tulajdonképpen elvesztette jelentőségét, amikor az ügyintéző a megfelelő tárgy (kód) számát révezette az iratra és ellátta az iratot a kódszám alatt kezelt és egytől folyamatosan sorszámozott iratok alszámával. Egyes hivatalok azonban nem engedték elsorvadni az iktatószámot, hanem a tárgyiratok között kapott számmal való konkordanciát, lényegében feleslegesen, folyamatosan vezették, a végén még adatgépesítési eljárást is igénybe vettek, végül is azonban felismervén szükségtelenségét majd mindenütt eltörölték. Az iktatószám helyébe tehát a tárgyirat száma és a tárgyiraton belüli egyedi szám lépett, mint az irat azonosítója. Az ekörüli vita azonban még nem ért véget. 2.4. A kisebb-nagyobb irategyüttesek kialakításánál két fő szempont érvényesül: a tárgy és az idő. Tárgy lehet — maga az intézmény, ami lényegében a proveniencia elvének érvényesülését jelenti; — egy szervezeti (munka-) egység, amely megadott tárgyért felelős; — egy különleges tárgy, amely a tárgyak kialakított rendszerébe illeszkedik; 75