Levéltári Szemle, 32. (1982)

Levéltári Szemle, 32. (1982) 2–3. szám - Jároli József: Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása / 241–277. o.

töttük a tanácsok működésére, szervezeti felépítésére vonatkozó törvényeket, rendeleteket. A fond felállításában jelentős elvi segítséget jelentett Beér János A helyi tanácsok kialakulása és fejlődése Magyarországon (1945—1960) című könyve. Célunk az volt, hogy olyan módszert dolgozzunk ki, mely mind elméleti, mind gyakorlati szempontból megfelelő, áltáánosítható, és lehetőség szerint csökkenti, egyszerűsíti a levéltáros munkáját, biztosítja az anyag kezelését. Az új helyi tanácsi fond felállításakor a következő elméleti alapelveknek is tekinthető meggondolásokból indultunk ki, melyek ismertetését az esetleges félreértések elkerülése végett célszerűnek tartom:

10 1. A levéltári anyag feldolgozásában a legfontosabb az anyag helyes szétválasztása, a jó tagolódás elérése, az anyag kezelhetőségének, áttekinthetőségének biztosítása, a tudományos és gyakorlati igények minél tökéletesebb kielégítése, 2. Az azonos típusú irategyütteseket (rokon fondókat) nemcsak érdemes, de szükséges is csoportosítani, összevonni, mert ezzel egyrészt az anyag egységessé, áttekinthetőbbé válik, másrészt a közös problémákat így csak egyszer kell megoldani. 3. A levéltári anyag rendezésének azt az alapelvét, mely szerint a feldolgozás célja az iratanyagban megállapítható fondok lehető legteljesebb kibontása és elkülönítése, nem tartjuk abszolút érvényűnek. Ez ugyanis az anyag atomizálásának veszélyével jár, ami pedig megnehezíti a kezelést, akadályozza a kutatást, apró, gyakran csonka fondok, állagok áttekinthetetlen halmazát hozza létre. 4. Fond alatt — a klasszikus megfogalmazásnak megfelelően — a valamely szerv vagy személy működése során hozzá érkező vagy nála keletkező és rendeltetésszerűen nála maradó iratok összességét értjük. Szerv alatt azonban nem egyszerűen a bármely korban működött önálló ügykezeléssel rendelkezett állami, társadalmi, igazgatási, kuturális stb. feladatokat ellátó hatóságot, hivatalt, intézményt stb. értjük. Véleményünk szerint az önálló ügykezelés szükséges, de nem elegendő feltétele az önálló fond kialakításának. Szükséges - Ember Győző szerint is — a szervek iratait azok részlegének irataitól megkülönböztetni, de fondképzőnek csak az előbbieket tartjuk. 5. A fondok megbonthatatlanságának elvét csak lezárt anyag esetén fogadjuk el érvényesnek akkor, ha a fond felállításakor valóban a fondképző iratainak összessége ismert volt. A nyitott, gyarapodó fondok megbonthatatlanságát az elv merev alkalmazásának tartjuk, mely azzal a veszéllyel jár, hogy a fondképző szerv későbbi szervezeti, iratkezelési stb. változásait nem tudjuk követni. 6. Állagnak tekintjük a fondképző önálló részlegeit, melyek szervezetileg egymástól élesen elkülönülnek, és önálló iratkezelésük, ennek megfelelően önálló irattári segédleteik vannak. A hangsúlyt azonban a szervezeti elkülönülésre helyezzük. 7. Elfogadhatónak tartjuk olyan kisebb szervezeti egységek (pl. tanácsi osztályok vagy csoportok) olyan irategyüttesének állagon belüli sorozatként való elhelyezését, melyeknek egy-egy korszakban van ugyan önálló irattári segédlete, de ezek a kisebb egységek együttesen alkotják a fondképző egy nagyobb szervezeti egységét (pl. a tanács szakigazgatási szervei). 8. A proveniencia elvének többféle értelmezése közül elfogadjuk és betartandónak tartjuk, hogy az iratanyag rendezésekor az eredeti regisztratura, irattári rend a fon dókon belül fenntartandó, de csak akkor, és olyan mértékben, hogy a fond szerkezete a fondképző szerv struktúráját, szervezetét tükrözze. 249