Levéltári Szemle, 31. (1981)
Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.
A főosztályokra minden aláírás nélkül kerülnek a levelek. A főosztályi titkárságok gondoskodnak a levelek felbontásáról és továbbításáról. Az az út, amit attól az időponttól kezdve, amikor a főosztályi titkárságon felbontják a levelet, addig a pillanatig, amíg eljut az előadóig, minden főosztályon különböző. Nagymértékben befolyásolja ezt az utat, hogy hány főosztályvezető-helyettes van a főosztályon és ennek megfelelően főosztályvezető-helyettesi titkárság és hogy ezek a főosztályvezető-helyettesek függetlenített, tehát osztályt nem vezető beosztásban vannak-e. Tartózkodva attól, hogy olyan kérdést érintsen ez a vizsgálódás, ami nem tekinthető feladatának, hangsúlyozni kell, hogy az ügyviteli munkának minden része kihat az iratkezelésre is. Ha tehát az adott szokások, utasítások, szervezeti felállás következtében egy osztályvezetőnek nincs hatásköre valamely ügyben vagy ügyekben önállóan intézkedni, aláírni, akkor ez az iratkezelést is nagymértékben nehezíti. Ha olyan főosztályvezető-helyettesek vannak, akiknek csak az a feladata, hogy egy (ilyen is van) vagy két osztályvezetőt irányítsanak, az természetszerűen megnöveli azt az utat és ezzel az időt is, amit az iratnak meg kell tenni, amíg elintézik. Nyolc főosztályon a látogatások során bemondás alapján feljegyeztük az irat útját az érkezéstől az elküldésig. Nem hisszük, hogy célravezetőbb lenne, ha minden főosztályosztály gyakorlatát külön ismertetnénk, mintha itt az általánosnak mondható és az általánostól eltérő, de jellemző gyakorlatot rajzolnánk fel. Az irat útja a KGM-ben a beérkezéstől az elküldésig: Központi Postabontó, — főosztályi titkárság (bontja a postát, érkeztet) — főosztályvezető (szignál), — főosztályi titkárság (bejegyzi az érkezési könyvbe az illetékes osztályt), — osztálytitkárság (iktat), — osztályvezető (szignál), - osztálytitkárság - (esetleg osztályvezető-helyettes), — osztály titkárság, — előadó. Vissza: Előadó elkészíti az elintézés tervezetet, - osztályvezető, - osztály titkárság (gépelés), — előadó (ellenőriz, szignóval látja el), — osztály titkárság, — osztályvezető, — osztálytitkárság, — főosztályvezető titkárság (címzettől, témától függően) — főosztályvezető, — főosztályvezető titkárság, — osztálytitkárság (borítékolás), — Központi Postabontó (elküldés). Olyan eltérésekre utaltam az előbb, mint pl. az Általános Szervezési Főosztályon, ahol a főosztályi titkárságon már az adminisztrátor szelektál, a nyilvánvalóan egy osztályt érintő iratokat közvetlenül az osztályra irányítja és a főosztály irányítását végző főosztályvezetőből és helyetteseiből álló grémium szignálja a többi iratot. Itt is nehezíti az ügyvitelt a külön főosztályvezető-helyettesi titkárság (a két helyettes közös titkárságán egy titkárnő és egy gépíró dolgozik. Iktatás, irattározás nincs.) A Beruházási Főosztályon is van főosztályvezető-helyettesi titkárság (egy titkárnő dolgozik itt). Az Iparfejlesztési Főosztályon is működött két főosztályvezető-helyettesi titkárság. Van olyan eltérés is, hogy egyes osztályokon nincs helyettes, ül. az irat nem kerül az osztályvezetőhelyetteshez. 62
