Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.

Az irat útja a Terv- és Közgazdasági Főosztályon: Központi Postabontó - főosztályi titkárság, (érkeztet) - főosztályvezető, - főosztályi titkárság, — főosztályvezető általános helyettesének titkársága, — általános helyettes, — főosztályi titkárság, — illetékes főosztályvezető-helyettesi titkárság, — főosztályvezetőhelyettes, — főosztályvezető-helyettesi titkárság, — osztály titkárság (iktatás), — osztályvezető (szignál), — osztály titkárság, — előadó. Vissza: Előadó — osztály titkárság (fogalmazvány leírása), — osztályvezető, — osztály titkárság, — főosztályvezető-helyettes titkársága, — főosztályvezető-helyettes, — főosztályvezetőhelyettes titkárság, — általános helyettes titkárság, — általános helyettes, — általános helyettes titkárság, — főosztályvezető titkárság, - főosztályvezető, — főosztályvezető titkárság (postázás), — Központi Postabontó (elküldés). 5. Irattározás az irat Központi Irattárába kerüléséig Az iratkezelési szabályzat előírja az iratok tételszám szerinti kezelését. Ezt maradéktalanul az Igazgatási és Jogi Főosztályon és a Gazdasági önálló Osztályon hajtják végre. Az iratkezelő helyek adminisztrátorainak többsége csak akkor vezeti az iratra a tételszámot, ha az az előadóktól visszakerül. Tekintettel arra, hogy az iratok egy része, egyes osztályokon jelentős része, vagy minden irat az előadóknál marad, az iratok tételszám bejegyzése nem történik meg, vagy utólagos munkát igényel. Az Ellenőrzési és Információs Főosztály titkársága nem iktat külön a főosztályvezető részére, hanem az érkeztetőkönyvben tartja nyilván az iratokat. Itt jelzi az irattári tételszámot is, de ez a tételszám nem egyezik az irattári tervvel. A Szervezési Osztály sok helyen irattároz, titkárságon, előadóknál. A szervezetlenség szembetűnő. A NEF titkársága kézből adja át az iratokat az osztályoknak minden aláírás nélkül. A Kétoldalú Együttműködési Osztály relációk szerint iktat (hét könyvben) és az iratokat így is rakják le az előadók. A Protokoll Osztály irattári tételszámot nem használ. Hat éve nem selejtez. Az egyes szervezeti egységeken kért iratok csekély kivétellel visszakereshetők voltak, bár helyenként jelentős időt vett igénybe. Milyen választ adhatunk tehát a vizsgált kérdésekre? Munkaerőfelhasználás, a munka hatékonysága: 1979-ben egy főosztályi (osztály) iktatóhelyen egy napon átlagban három iratot iktattak. 1980-ban felvétel időpontjáig egy főosztályi (osztályi) iktatóhelyen átlagban 2,8 iratot iktattak egy napon. (A felvétel VIII. 6.—

XI. 11. között zajlott le. Úgy találtuk reálisnak, ha mindenütt 215 nappal számolunk.) A gépelt oldalak egy napi átlaga a legforgalmasabb osztályokon 9—10 oldal volt. Ha az „Egyéb" feladatokat tekintjük, azt a benyomást nyerjük, hogy az adminisztrátorok munkaidejét szétforgácsolja a többféle feladat. Köztudott, hogy ugyanazon munkát huzamosabban végző munkaerő teljesítménye sokkal nagyobb, mintha kénytelen munkáját egy más feladat miatt rendszeresen megszakítani. 63