Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.

tése, hogy megoldják az iratkezelés szervezési feladatait, tehát meghatározzák a szervezési formát, a szerven belüli felügyeletet, az irattári tervek szerinti irattározással elősegítsék az iratok gyors és pontos visszakeresését, és megkönnyítsék a selejtezést. A tárcák közül a KGM tette a legtöbbet a vonatkozó tvr. és kormányrendelet végrehajtására: - időben gondoskodott saját iratkezelési szabályzatának és mintaszabályzatának elkészítéséről, - szorgalmazta a felügyelete alá tartozó vállalatok, intézmények iratkezelési szabályzatának elkészítését, - rendszeresen ellenőrzi a felügyelete alá tartozó vállalatok, intézmények TŰK iratkezelését és tekintettel van a nem minősített iratok kezelésére is, - gondoskodik az iratkezelők rendszeres képzéséről. Az iratkezelés területén fennálló hiányosságok egyrészt országosan megoldatlan problémákból, másrészt az iratkezelési szabályzatok felülvizsgálatának elmulasztásából adódnak. A művelődési miniszterrel közösen kiadandó intézkedések érintik a KGM-et is mint minden szervet, de ezek megoldása központi munkát igényel, elsősorban a levéltárak részéről. Ilyenek a történeti iratok körének meghatározása, ezzel a véglegesen megőrzendő iratok mennyiségének csökkentése, a többletpéldányban készült, több helyre megküldött történeti értékű iratok egyedüli őrzési helyének kijelölése, amivel megoldható lenne az eddig több helyen őrzött másolatok kiselejtezése. Jelenlegi vizsgálódásunk a fenti problémák egy töredékére irányul. Nevezetesen arra, amit előbb úgy jelöltünk meg, mint az iratkezelési szabályzatok által meghatározott szervezési forma. A kormányrendelet és a mellékleteként megjelent „Irányelvek az iratkezelési szabályzatok készítéséhez" lehetővé teszi a szervek számára, hogy megválasszák a legkedvezőbbnek ítélt szervezési formát. Itt vannak a nehézségek. (Helyesebben itt is vannak nehézségek.) A minisztériumok egy része — a KGM is — és a nagyvállalatok zöme, a vegyes iratkezelési rendszer bevezetését tartotta célszerűnek. Ez a nagy iratforgalmú minisztérium és a nagyvállalatok adottságait is figyelembe véve, helyesnek is látszott. Megvizsgálandónak véltük azonban a vegyes iratkezelési rendszeren belüli túlzott decentralizáció hatását - a munkaerőfelhasználásra, a munka hatékonyságára, - a munka minőségére. A tanulmány tehát nem tekinti feladatának a KGM egész iratkezelésének vizsgálatát, hanem csak a szervezés egyes kérdéseit taglalja. Felmértük 1. Az iktatóhelyek számát 2. A nyilvántartott iratok mennyiségét 3. Az adminisztrátorok egyéb feladatait 4. Az irat útját a postabontástól az elküldésig 5. Az irattározást, az irat Központi Irattárba kerüléséig 56