Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Lőrincz Zsuzsa: A vegyes iratkezelési rendszer gyakorlatának néhány problémája a KGM szervezetében, 1980 / 55–85. o.

A felmérés módszeréről A szervezeti egységek iktatóhelyein megállapítottuk az iktatott iratok mennyiségét az 1979. évben és az 1980. évben a felvétel napjáig, a szervezeti egység létszámát (ezen belül az adminisztrátorok számát), bemondás alapján feljegyeztük az irat útját a postabontótól a szervezeti egységek irattározásáig és néhány irat kikérésével ellenőriztük a visszakereshetőséget. Az adminisztrációt végző munkatársak az egyes szervezeti egységeken előadói besorolást nyertek, a továbbiakban az egyszerűség kedvéért mégis adminisztrátorokról beszélünk, mert a titkárnői megjelölés vagy az iratkezelői megnevezés nem egészen fedi azt a munkát, amit végeznek. Ezenkívül megkértük a kilenc főosztály közül hét főosztály adminisztrátorát, hogy egy héten keresztül mindennap jegyezzék fel: — Hány iratot érkeztettek, illetve iktattak azon a napon — Hány oldalt gépeltek (ha lehet jelöljék az irat iktatószámát) — Hány iratot kerestek vissza — Milyen egyéb munkát végeztek A felmérőlapokat nem kaptuk meg az Iparfejlesztési Főosztály titkárságától és néhány osztályától. Nem szerepel a felméréseknél sehol a Személyzeti és Oktatási Főosztály, mert itt a külön iktatást mindig fenn kell tartani. 1. Az iktatóhelyek száma A KGM-ben a felmérés időszakában egy miniszteri, egy államtitkári, hat miniszterhelyettesi, kilenc főosztályi és három önálló osztályi titkárság működött. A kilenc főosztály 46 osztályra, illetve önálló csoportra tagolódott, mindegyik egy-egy titkársággal. Ez az engedélyezett 66 iktatóhely a gyakorlatban azonban több, ha hozzávesszük az egyes főosztályok külön főosztályvezetőhelyettesi titkárságát is (pl. Iparfejlesztési Főosztály, Terv- és Közgazdasági Főosztály). 2. A nyilvántartott iratok mennyisége Az iratokat a főosztályvezetői titkárságok érkeztetik és az egyes szervezeti egységek titkárságai iktatják. Az 1979 és 1980 évi iratforgalmat az I—III. jelzésű táblázatok mutatják. I. FŐOSZTÁLYI TITKÁRSÁGOKON ÉRKEZTETETT IRATOK 1979-ben 1980-ban A felvétel napja Általános Szervezési Főosztály 2969 2164 1980. IX. 23. Beruházási Főosztály 2767 1752 IX. 24. Ellenőrzési és Inf. Főosztály 5965 4800 IX. 24. Igazgatási és Jogi Főosztály 9295 4723 VIII. 6. Iparfejlesztési Főosztály 8978 6069 VIII. 7. Kereskedelmi Főosztály 6498 3912 VIII. 29. 57