Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - FIGYELŐ - Varga János: Beszámoló finnországi utamról, 1981 / 517–526. o.

irattár rendszeresen felkeresi az egységeket, illetőleg a levéltári összekötőt. 1978-ban a Vállalat irattári kézikönyvet adott ki saját, az iratkezelésben érdekeltebb alkalmazottai részére, amelynek anyagát a központi levéltár volt vezetője állította össze, a feldolgozáshoz azonban kikérte az Állami Levéltár szaktanácsait is. Egyébként a levéltári összekötők számára évente egy alkalommal továbbképzés címen irattáros-napot tartanak, ezen kívül szükség szerint többnapos tanfolyamot rendeznek számukra. A központi irattár az anyagot szervezeti, ezen belül működési egységenként kapja, mégpedig a végleges megőrzésre szánt anyagot - amennyiben lejárt ügyek iratairól van szó — a kézikönyvben előírt rendszerben, a könyvelési bizonylatokat számrendszerben, egyéb anyagot betűrendben. Az anyag általában eredetiben kerül az irattárba, 1981 .január 1-től azonban az igazgatósági anyagot mikrofilmen is, a könyvelési bizonylatokat csak mikrofilmen adják le. Ez utóbbiak őrzési idejét előbb 7 évben állapították meg, de feltehetően a 2 évre térnek át. Az irattárban azután az anyagot az előírások szerint selejtezik, és a selejtet saját gépükön azonnal megsemmisítik. Érdekes, hogy megsemmisítenek minden elavult személyzeti anyagot, köztük azon munkatársakét is, akik állást változtatnak, vagy nyugdíjba mennek. Teszik ezt azon az elvi alapon, hogy senkit se érjen hátrány, vagy senki se élvezzen előnyt abból a megítélésből, amit a Vállalat alakított ki róla. A központi irattárban két felsőfokú képzettségű irattáros (egy vezető és egy tanácsadó), valamint két adminisztrátor működik. Jellemző, hogy az adminisztrátorok szabad idejükben mikrofilmeket készítenek. Ezen irattárosok számára évente hatnapi oktatást vezettek be, azaz munkaidejük 2,5%-át továbbképzésre fordítják. Mindkét tudományos dolgozójuk vállalati ösztöndíjjal járt külföldön az irattározás tanulmányozása végett, és részt vett a Vállalati Irattárak Egyesülete által szervezett tanfolyamon is. Az irattárra évente (nem számítva az épületet, energiafelhasználást stb.) 250 000 márkát költenek, ennek csaknem 93%-át a személyzet fizetése alkotja. E fizetés nagysága az egyéb irodai dolgozókéval azonos. Megjegyzendő, hogy központi épületük bővítése során az új részlegben az egyes osztályok számára közös irodahelyiségeket hoztak létre. De már bánják, mert tapasztalataik szerint a munka hatékonysága 8—10%-kal csökkent. Az ALKO Központi Irattára egyébként tagja a Vállalati Irattárak Egyesületének, valamint a Finn Mikrofilmegyesületnek. Megmutatták a vendéglátók a Finn Filmarchívumot is, amely magángyűjteményből alakult ki oly módon, hogy az állományt a tulajdonos némi — inkább csak jelképes — -térítést kérve utódai számára, halála után az államnak hagyományozta. A Filmarchívum jelenleg, a magyar megoldáshoz hasonlóan, a Filmtudományi Intézet szervezeti egységeként működik. Az Intézetnek 32 alkalmazottja van, közülük 7 az Archívumban dolgozik. Sajátossága az Archívumnak, hogy a finn híradó anyagán és a finn játékfilmeken kívül a külföldi játékfilmeket is gyűjti. A csaknem 6000 filmtekercs mindegyikéhez egy dosszié tartozik, amelyben a tekercs tartalmával foglalkozó vagy azt érintő publikációkat helyezik el, így a kutató mindjárt összegyűjtve találja az irodalmat is. A tájékozódást mutatós rendszerrel segítik elő: betűrendes nyilvántartást vezetnek a játékfilmekről, mégpedig a filmcímek és a rendezők nevének ábécé rendjében. A kutatóknak egy 14 000 kötetes szakkönyvtár is rendelkezésére áll. Ezen kívül a kutató bármely filmet annyiszor vetítheti le magának ipari televízión, ahányszor kívánja. 524