Levéltári Szemle, 29. (1979)
Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.
lerakást; ugyanez a helyzet az igazságügyi szerveknél is. Szembe kell néznünk a ténnyel, hogy a szervek egy része számára a tételezés — teljes iratanyagukra kötelezően — alig leküzdhető nehézségeket jelent. E szerveknél meg kell keresnünk a reális, mindkét fél igényeit megközelítő megállapodás lehetőségét. így pl. a vállalatok zöménél vannak hivatali jellegű iratok, melyeket hajlandók tételezni, míg a napi, operatív termelő, kereskedelmi munkát követő pénzügyi, könyvelési anyagokat, levelezéseket nem. E megoldást talán elfogadhatnánk, hiszen a hivatali jellegűnek nevezett iratok képezik a vállalatok iratanyagának lényeges részét, azt, ami ma zömmel a vezetők őriznek szekrényeikben, fiókjaikban, míg az operatív iratok kezelésénél nyugodtan eltekinthetünk a tételek alkalmazásától. Célszerű az e pontban illetve a kategorizálásnál elmondottak rugalmas alkalmazása - a konkrét helyi adottságokhoz alkalmazkodva. Úgy látjuk, hogy a vállalatoknál hiábavaló ügyiratok kialakítását sürgetnünk. Nem fogjuk elérni soha, hogy egy ügy összes irata (kereskedelmi levelek, fuvarlevelek, számlák, bizonylatok stb.) együtt legyen lerakva. Azt viszont elérhetjük - több vállalatnál el is értük -, hogy történeti értékű irataikat (éves terv, beszámoló, mérleg stb.) levéltárosi norma szerint is elfogadható tételekben rakják le, míg pl. a bizonylatokat - mint sorozatot — éves összességükben tekintsék „tételnek", s az év végén lássák el a teljes anyagrészt (esetenként ez 20—30 ifm.) egy tételszámmal, anélkül, hogy év közben az egyes bizonylatokat külön-külön tételszámoznák. 7. Folytatnunk kell a tvr. előtti iratanyag rendeztetését, selejtezését. Sok szervnél — főként a vállalatoknál - e téren is kevés az eredmény. Létszámgondokra hivatkoznak, miközben állandó problémájuk az irattár csekély befogadóképessége, telítettsége. A levéltárosok energikusabb fellépésére, majd a tárcák, illetve trösztök hathatós segítségére, közbelépésére lenne itt is szükség. A vállalati irattárak zöme ma többé-kevésbé rendezett számviteli anyagokat, és ömlesztett állapotú vezetői anyagokat tartalmaz. Megemlítendő, hogy a vállalatok nem nagyon jelentkeznek igényükkel, hogy történeti értékű irataikat levéltárba kívánják szállítani. Ennek alapvető oka alighanem az, hogy beszállításra érett iratanyaguk jó része áttekinthetetlen. A selejtezések elbírálásához egyetlen megjegyzés: a LÜSZ vonatkozó előírása véleményünk szerint módosítandó. Nem elegendő egy selejtezés jóváhagyása előtt csupán a kiselejtezett anyagok átnézése, a további megőrzésre ítélt iratokat is meg kellene nézni a levéltárosnak, ha el akarjuk kerülni azt, hogy majdan fele részben selejtet tartalmazó iratanyagokat vegyünk át. Az irattárak rendezése és selejtezése a feltétele az irattárak pontos felmérésének, s többek közt a jogelőd illetve megszűnt szervek anyagának régóta folyó, de megfelelő eredményt még nem hozó feltérképezésének is (ide kívánkozik: a rendelkezések azon előírásának, hogy a megszűnő szervek anyagának hollétéről a levéltárat tájékoztatni kell, eddig egy esetben sem tettek az illetékesek eleget. Tehát e téren a korábbi aligha kielégítő állapot folytatódik). 177
