Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

8. A javaslatok végére a TÜK problémáról. Úgy a tvr. előtti anyagok rendezésénél (irattárban és levéltárban egyaránt), mint a tvr. utáni anyagok tételezésénél súlyos gond, hogy nem látjuk át illetve nem ismerjük egy-egy fondképző teljes iratanyagát. A történeti értékű iratok jelentős része a TÜK-ben van. Már pedig nyilvánvalóan mások a rendezés ül. selejtezés szempontjai, ha a levéltáros ismeri a kapcsolódó fond^észeket is. Ma az a helyzet, hogy a levéltárba előbb kerülő általános (nem bizalmas) hatokat rendezzük, és sokszor később, a TÜK anyag beszállítása után döbbenünk rá, hogy a rendezést több ponton akár újra is kezdhetnénk, nem is beszélve a selejtezésről. A sok összesítő, átfogó jellegű iratot tartalmazó TÜK anyag ismeretében természetesen mások lennének egy fond rendezési és selejtezési szempontjai. A tvr. utáni iratok tételezése, az őrzési idők, a levéltári értékű iratok meghatározása is más lenne a fondképzők teljes anyagának ismeretében. Talán nem lenne reménytelen kísérletet tennünk (ehhez a KM közbenjárása alapvető lenne) arra, hogy a levéltárosok számára lehetővé váljék a TÜK anyagok tételszintű (tehát nem az iratok elolvasásának a jogát igényeljük) ismerete. Alapvető lenne az is, hogy az irattári tervek összeállításánál a szervek valóban figyelembe vennék TÜK irataikat is. A levéltáros jó fellépése, jó munkakapcsolatai itt is sokat érnek. Sok szervnél elérhető a „sima" és TÜK iratok problematikájának egyeztetése, ha a levéltáros ezt külön kéri és igényli; sokszor sajnos kísérletet sem tesz erre. Igaz a rendelkezések túl sokat „bíznak" a levéltárosok személyes ügyességére. Befejezésül néhány — a problémákat sarkosan felsorakoztató összegezés után — biztatóbb mondatot. A levéltárosok munkája a fentiek ellenére sem reménytelen hosszabb távon. Ellenőrzéseink során (az UMKL komplex ellenőrzéseket végez, melynek során 1—1 szerv iratkezelését és irattározását a szabályzat illetve az előírások alapján ellenőrzi ; a hiányosságokról a szerv vezetőjét feljegyzésben tájékoztatja, majd ismételt látogatással győződik meg észrevételeinek foganatjáról) részletesen is megismerjük a szervek iratkezelését, szembesíthetjük ideális elvárásainkat a lehetőségekkel. A lehetőségeket illetve a rendeleti követelményeket optimálisan ötvözve, a szerveket egyediségükben tanulmányozva sok olyan, ténylegesen megalapozott javaslatunk lehet, melyeket - ez a tapasztalatunk — a szerv illetékesei a közvetlen érintkezés alkalmával, meggyőző érveink hatására szívesen vesznek figyelembe. A közvetlen értekezés során a szervek sok olyan lépésre rávezethetők, melyre a rendelkezések puszta szövegével szembesülve nem voltak hajlandók, illetve aminek nem látták értelmét. így sok helyen, az ellenőrzések hatására a szabályzatok kellő módosítását is elértük. Ha munkánkat következetesen, azonos elvi és módszertani alapon fogjuk végezni, kategóriánként rögzítve céljainkat és elvárásainkat — de figyelembe véve 1—1 szerv konkrét adottságait is, akkor külső segítség nélkül is nagyot léphetünk előre. 178