Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

intézetek, egyesületek stb.), melyek a feltétlenül megőrzendő iratok. Ez csak az irattári tervek és az egyes szervtípusok, másfelől, az egyes ágazatok, alágazatok tényleges ügyköreinek elemző vizsgálatával lehetséges; e munka remélhetőleg 1978—79 folyamán már némi eredménnyel jár levéltárunkban. A II. kategóriában teljességgel kerülni kellene azt, hogy a levéltáros részletesen foglalkozzon az iratkezelés rendezésével, megszervezésével. A harmadik kategóriába azok a szervek tartoznának, melyek évente alig néhány történeti értékű iratot állítanak elő (zömmel vállalatok). Ezeknél elegendőnek tűnik 5—6 évente tartani ellenőrzést. A szabályzat lényeges pontjainak ellenőrzése itt elegendő lehet; észrevételeinket megtennénk, de elsősorban az évi körülbelül 10—15 db irat (nem tétel) sorsát kísérnénk figyelemmel. Úgy látjuk nem okoz különösebb gondot annak rögzítése, hogy ilyen szintű vállalatokná melyik az a bizonyos 10—15 megőrzendő irat. Hangsúlyozni szeretném: a második, harmadik kategóriánál megvalósítani javasolt célokat minimális követelményként képzelem el; tehát ha egy harmadik kategóriás szerv — saját jól felfogott érdekében — tökéletes iratkezelést kész megszervezni, azt nyilvánvalóan nem fogjuk lebeszélni, sőt, tanácsainkkal segíteni fogjuk. A fent rögzített rninimális célokat csak a körülmények ismerete diktálja. Ha a felügyeleti hatóságok ill. trösztök színvonalas munkára hajlandók lesznek, követelni s hatékonyan ellenőrizni fognak, akkor más célok is elérhetők. De hangsúlyozni szeretném: a harmadik kategóriás szerveknél a jó iratkezelés megszervezése inkább ügyviteli, mint levéltári érdek. c) Ellenőrző-tanácsadó munkánk során kiemelt fontossággal kell foglalkoznunk az irattári tervekkel. Azoknál a szerveknél, melyek rendelkeznek jóváhagyott irattári tervvel és alkalmazzák is azt, törekednünk kell a tételek és a tényleges ügykörök közelítésére, arra, hogy az irattári terv valóban a szerv szervezeti felépítését és valós ügyköreit tükrözze. Törekednünk kell a túl általánosan tárgy ázott tételek pontosabb, konkrétabb megfogalmazására. Egy tétel lehetőség szerint ne legyen vegyes tárgyú, ne tartalmazzon például csekély értékű operatív, és véglegesen megőrzendő történeti értékű iratokat. Űgy tűnik, több ágazatban erőteljesen csökkentendő a levéltári átadásra kijelölt tételek száma. E munkánk során nagy segítségünkre lehet a b) pontban már érintett szervtípusonkénti elemző munka. Az irattári tervek elemző vizsgálata, majd a tervek egységesítése (amit nem egyszeri kampánymunkaként, hanem az egységes szemlélet és következetesen megvalósítani kívánt elvek kialakítása után apránként és lehetőség szerint — pl. l-l irattári terv módosításakor — végeznénk) közelebb fog vinni a tükröződések kiszűréséhez is, úgy egy-egy szerven belül, mint a hierarchikus kapcsolatokban is. Nem értünk egyet azzal a szemlélettel, hogy ezt csak majdan a levéltárban lehet elvégezni selejtezéssel. Kétségtelen, hogy vannak ma is olyan tükröződő tételek, melyek szinte első látásra kiszűrhetők. Azoknál a szerveknél, melyek — így a vállalatok jó része — nem rendelkeznek irattári tervvel vagy nem tartják be azt, meg kell vizsgálnunk: mi lehet ennek az oka. Sok vállalat alighanem indokoltan hivatkozik arra, hogy ügymenetének több évtizedes, többékevésbé bevált módszerei iratanyaguk egészében lehetetlenné teszik a tételek szerinti 176