Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

milyen megoldásról (központi raktár, esetleg mikrofilmezés; az utóbbira Kecskeméten folynak kísérletek, remélhetőleg országosan alkalmazható eredménnyel). 6. Napirenden van a szabályzatok, főként az irattári tervek módosítása. A levéltárosok rendszeres ellenőrző, adatgyűjtő munkája is egyre rendszerezettebben, javuló és összehangoltabb módszerekkel folyik. Már nem kampánymunkáról van szó, hanem a szabályzatok betartásának helyszíni ellenőrzéséről, ami nagy mértékben gazdagítja a levéltárosok egy-egy szervre vonatkozó konkrét ismereteit. Mostanában jutottunk el odáig, hogy egy-egy ágazat s azon belül egy-egy szervtípus fő problémái kibontakoznak előttünk. Éppen ezért engedtessék meg néhány — csak a levéltárosok munkájára vonatkozó — olyan javaslat tétele, melyek talán segíthetik munkánk egységesebb, azonos cél felé tartó vitelét: a) tisztáznunk kellene, hogy a levéltáros a szervek iratkezelésének ellenőrzése után mennyiben köteles a hibák kijavításában személyesen közreműködni. Tapasztalatunk ugyanis az, hogy a feltárt hibákat rögzítő leveleinkre a szervek vezetői többnyire nem is reagálnak s így csak a következő látogatásunkkor győződhetünk meg arról, hogy történt e valami intézkedés. Ha a szerv ellenőrzésünk után érdemi változtatásokra szánja rá magát, akkor viszont a levéltárostól várja a problémák zömének megoldását. A levéltáros véleményem szerint nem ügyvitelszervező és nem kötelezhető a részletekbe menő munka elvégzésére — bár ma sokszor elvégzi —, csak szaktanácsadására. A baj az, hogy nincs olyan intézmény, amely e munkákat hivatalból elvégezhetné; az ún. szervezésiügyvitelszervezési intézetek munkájáról a legrosszabb tapasztalataink vannak. Helyes lenne, ha munkájukat a levéltárakkal együttműködve végeznék. b) Ellenőrzési munkánk módszeresebb végzését, kellő súlypontozását szolgálhatja gyűjtőterületi szerveink kategorizálása, melyre levéltárunkban meg-megújuló, de még véglegesen nem rögzített törekvések vannak. Elgondolásunk szerint az első kategóriába tartoznának a minisztériumok, ill. a hasonló hatáskörű országos jelentőségű államigazgatási, szakigazgatási szervek, melyek élén államtitkár áll. Ezek teljes iratkezelését és irattározását részletekbe menően és minimum két évente ellenőriznénk (eddig is ezt tettük), hiszen az ezeknél termelt történeti értékű iratok aránya ezt messzemenően igazolja. Itt nem ismerhetünk kompromisszumot, s a hibák kijavításában minden lehetőséggel élnünk kell. E szerveknél indokolt a levéltáros személyes közreműködése a szabályzatok kijavításában - tekintet nélkül az időigényre. A második kategóriába tartoznak az intézmények, testületek, egyesületek jó része, az államigazgatási-szakigazgatási részfeladatokat megoldó szervek zöme, a trösztök mindegyike és néhány kiemelt vállalat. E szerveknél elegendő lenne három-négy évente ellenőrzést tartani. Amennyiben a szorosan vett iratkezelés kijavítására e szervek nem mutatnak kellő hozzáállást, felügyeleti szervükhöz fordulnánk s ha ez sem vezetne eredményre, nem bocsátkozva szélmalom-harcba, megelégedhetnénk a levéltári értékű iratok tétel rendszerű megőrzésének biztosításával; tapasztalatunk szerint e megoldást a legmakacsabb szervek is elfogadnák kompromisszumként. Ehhez természetesen szükséges annak ismerete, hogy egy-egy ide tartozó szervtípusnál (kutatóintézetek, trösztök, tervező175