Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

A hivatali jellegű szervek a mintában adott többféle iratkezelési rendszer közül kiválasztották a korábbi rendszerükhöz leginkább hasonló vagy azzal azonos formát és azt jól, rosszul alkalmazták. Náluk ez nem okozott gondot, hiszen az országos jellegű hivatalok zöme korábban is sorszámosan, al- vagy alapszámosan kezelte iratait. Már itt is gondot okozott azonban az irattári tervek elkészítése és bevezetése. A zöm a kis ellenállás útját választva lemásolta a minta irattári tervet, jó esetben némileg saját képére formálva azt. így szinte minden hivatalnál kísért a minta irattári tervek fő hibája: a sok túlzottan átfogóan tárgy ázott tétel (ami sokszor azonos a tételezés kijátszásával, hiszen ha egy-egy részleg iratainak zöme belefér egy tételbe, akkor a többit már „nem is érdemes" alkalmazni), a túlzottan hosszú őrzési idők, a levéltári tételek indokolatlanul magas aránya. Ennek ellenére leszögezhetjük, hogy a hivatali szervek mintegy 60%-ánál javult az iratkezelés (bár az iktatókönyv precíz vezetése, az irat útjainak végigkísérése, a sokszor alapvető fontosságú mellékletek lerakása, az úgynevezett belső keletkezésű iratok iktatása, a vezetők iratainak biztonsága terén még sok a hiányosság) s körülbelül 80%-uk tételesen irattároz, igaz, legfeljebb 10%-uk rendelkezik igazán jó irattári tervvel. A történeti értékű iratok biztonsága is általában javult, a felelőtlen, levéltári jóváhagyás nélküli selejtezések alaposan megritkultak (ez egyébként egy már 10-15 éves pozitív folyamat része). Az irattárak állaga nem sokat javult. Általános ok az erre fordítható keretek állítólagos hiánya. így a „memóriaközpont"-ok bizony továbbra is — kivételek vannak — pincékben, poros, sötét, nem egyszer nedves helyen nyernek elhelyezést, ami arra utal, hogy a vezetők jó része nem igényli a jól működő memóriaközpont létét, nem kíván alapozni az ott összegyűlt tapasztalati anyagra. Említettem: vannak kivételek. A MÉM, NIM, KPM s az utóbbi időben a KIPM területén vannak szépen berendezett s nem egyszer új irattárak is. Irattári jegyzék vagy egyéb nyilvántartás viszont a hivatali irattárakban sem jellemző. A tvr. utáni anyagokban némileg javult a tájékozódás lehetősége, bár sok helyen a tételezés hatását e téren negatívan ítélik meg. A selejtezés tételek szerinti végzése a tételek mintegy 50%-ánál kérdéses; igaz, ez csak a későbbiekben fog megmutatkozni. Az új típusú adathordozók igen ritkán épülnek be az irattári tervekbe. A filmtár, hangtár, tervtár stb. szinte mindenhol külön egység, az általános iratkezeléshez kevés köze van. Alighanem igen sürgősen szembe kellene néznünk e problémával, melynek megoldása, országosan is megnyugtató rendezése meghaladja a levéltárak lehetőségét úgy anyagi, mint szakember vonatkozásban. Megemlítem pl. hogy a Rádió (mely a TV-vel együtt még iratkezelési szabályzatot sem készített, Ül. akkor készített, amikor a két intézmény szétválása s így a szabályzat be sem vezetése bizonyos lett) illetékesei minden történeti értéket őrző felügyelet nélkül törlik a szalagokat. A tvr. végrehajtása terjesen az illető személyek minőségétől függ, ami aligha megnyugtató. Ejtsünk néhány szót a tvr. előtti hivatali jellegű anyagok állapotáról is. A kép indokolt nyugtalanságra ad okot. Sok helyen rendezetlen az anyag, és elég magas arányban hiányos is (nem is beszélve a jogelőd, vagy megszűnt szervek iratairól, melyek rendezését, selejtezését senki sem vállalja szívesen). Fontos feladatunk tehát ezek mielőbbi 170