Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

rendeztetése és selejtezése, mégpedig a szervek fontossági sorrendjét, azaz a leendő beszállítások sorrendjét kiemelten szem előtt tartva, különben ránk fog hárulni — sok más érdemibb munka rovására — ezen anyagok rendezése. Megjegyzendő, hogy a rendezést és selejtezést már eddig is levéltárosainknak nagyobb erővel kellett volna szorgalmazniuk; igaz ebben gátolta őket az, hogy levéltárunk raktári férőhely hiányában képtelen volt nagyobb iratmennyiség átvételére. Új épületrészünk átépítésével azonban e gondjaink átmenetileg megoldódnak, így az irattárak rendeztetése, a beszállítások ütemezése elsőrendű feladatunk lesz. Az igazi fekete levest azonban a vállalatokkal kapcsolatos munkánk során voltunk kénytelenek kikanalazni. Említettem, hogy a mintaszabályzatok kevéssé voltak alkalmazhatók a vállalatok számára. Nem tudnak mit kezdeni az előadóíwel, a csatolásokkal, az ügyirat fogalmával, az irattári tételekkel. Iratkezelési múltjuk képtelenné teszi őket ugrásszerű minőségi javulásra. A vállalatok — tudjuk — az államosítások előtt jórészt dossziés (partnerek, kötések stb.) rendszerben, iktatást nem ismerve irattároztak. Lényeges irataik őrzése így is biztosított volt, lévén ez a tőkés elemi érdeke. Az államosítás után érthetően sok képzetlen munkaerő került adminisztratív és így kezelői, irattárosi munkakörbe is. Állandósultak az átszervezések, megindult a bürokrácia elleni harc (a bürokrácia fogalmának tisztázása nélkül), megkezdődtek a papírgyűjtési kampányok. Mindez tönkretette a vállalatok iratkezelését. A tvr. előtti irategyüttesek zömének csak futó vizsgálata erről bárkit meggyőz: rendezetlen, selejtezetlen, ömlesztett állapotú és nem egyszer fájóan hiányos anyagokkal találkozhat. A 60-as években javult a helyzet, a levéltárosok hatékonyabban ellenőrizték a selejtezéseket, a tárcák is legalább a selejtezések rendjét előírták. Mégis 1969 olyan állapotban találta a vállalatok iratkezelését, ami számukra lehetetlenné tette a tvr. határidős és megfelelő végrehajtását. Ha a hivataloknál is, itt aztán nagy szükség lett volna az óvatos előkészítésre, ágazatonként egy-két vállalatnál kísérleti jellegű szabályzatok készítésére, és bevezetésére, majd a tapasztalatok elemzésére és tárcaszintű alkalmazására. A tapasztalatok birtokában lehetett volna olyan vállalati mintaszabályzatokat készíteni, melyek országos érvénnyel alkalmazhatók. A vállalatok 90%-a lemásolta a mintát, formailag eleget tett a tvr.-nek. A tárca más munkákkal agyonterhelt illetékese formálisan és íróasztal mellett jóváhagyta a másolt szabályzatokat, melyeket előzőleg esetlegesen véleményeztetett a levéltárral, melynek referense a legfontosabb országos hatáskörű szervek, pl. a tárcák szabályzatával lévén elfoglalva, vagy csak rövid, a vállalat tevékenységének, ügyköreinek alapos megismerését lehetővé nem tevő látogatás után, vagy sokszor ugyancsak íróasztal mellett véleményezett, így a jóváhagyott szabályzatok zöme az egyes vállalatoknál végrehajthatatlan vagy csak nagy hiányokkal hajtható végre. Volt tárca (NIM) amely saját véleményét is sokszor képtelen volt elfogadtatni vállalataival (ezek újdonsült önállóságukat keményen védelmezték), nemhogy a levéltár véleményezési jogát el tudta volna ismertetni (igaz, a rendelkezések nem is beszélnek kötelező levéltári véleményezésről, a tárcák alárendelt szervei szabályozatainak véleményezési „jogát" — mint már utaltam rá — a levéltárosok személyi jó kapcsolatainak léte, illetve nem léte, a tárca illetékesének hozzáállása bizto171