Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

A példák további szaporításától eltekintve leszögezhetjük: a tárcáknál a rendelkezések nyomán túlnyomó részben észrevehetően javult a szorosan vett iratkezelés, zömük (a BELKER, KÜLKER és az Igazságügyin, kivételével) tételesen írattároz. Az irattári tervekkel azonban korántsem lehetünk elégedettek. Egyes tervek tételei feltűnően hasonlítanak a régi selejtezési ügykörjegyzékekre, túl sok az általánosan tárgyazott tétel (melybe érdemi és operatív iratok egyaránt kerülhetnek és kerülnek is), ami kérdésessé teszi a tételek szerinti selejtezés következetes megvalósítását. Általában túlzott a levéltári tételek aránya. Azonos jellegű tételek őrzési ideje tárcánként sokszor más- és más, a levéltári tételek kijelölésénél sem mutatkozik a véleményező illetve jóváhagyó intézmények következetessége; a kampányszerű munka, a tárcákkal vívott sokszor áldatlan viták és a határidő szorítása miatti kompromisszumok világosan mutatkoznak, pedig ez volt az a pont — a mintaszabályzatok mellett —, melynél országos hatásmechanizmusa miatt mindenféle kompromisszum kerülendő lett volna. Az egy-egy tárca által alárendelt szerveik számára készített s a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben kiadott mintaszabályzatok sajnos nem váltották be a levéltárosok reményeit. Kezdődött azzal, hogy mintaszabályzatot pl. nem is készített a Munkaügyi Minisztérium és az Igazságügyi Minisztérium. Utóbbi szervei szabályzatát típusonként maga állította össze, saját adottságait véve figyelembe, igen gyenge irattári terwariánsokkal; igaz ennek kevés a jelentősége, mivel az igazságügyi területen — kivétel 1-2 szervnél akad - mellőzik a tételek alkalmazását. A tárcák többsége egyetlen mintát adott ki, mely általában hivatali jellegű iratkezelést és irattározást vett alapul, mivel készítőik és véleményezőik főként ezt ismerték. A minták így úgy-ahogy alkalmazhatók voltak a hivatalokban, de kevéssé használhatók a vállalatok számára. A megoldás az lehetett volna, ha ágazatonként több, a szervtípusokat figyelembevevő s a típuson belüli szervek valós ügyköreire alapozott minta készült volna kellő időbeni ütemezéssel. A tárcák erre nem voltak hajlandók, pedig egy ilyen jellegű alapos felmérő munka nagy segítséget nyújthatott volna az egy-egy ágazat szervei közti ügykörök tisztázásához, melynek jelentősége messze túlnyúlt volna a tvr.-ben körvonalazott — egyébként nem csekély — célokon. Az esetleges alapos felmérés céljai, lehetőségei azonban sajnos nem lettek kellően tudatosítva. A tárcák ellenállása diadalmaskodott^ mivel a levéltárügy kompromisszumra hajlott; egy ideig szorgalmazta a differenciált minták kiadását majd megalkudott az objektív lehetőségekkel, nem igen kísérelve meg azok megváltoztatását a maga javára (hozzá kell tenni, hogy a rendelkezések sem írták elő határozottan a differenciált mintaszabályzatok készítésének kötelezettségét). Megemlítendő, hogy a MÉM csak iratkezelési mintaszabályzatot adott ki, irattári terv mintát — mivel differenciált mintákat készítem nem volt hajlandó, egyetlen mintának pedig nem látta értelmét - nem. Ennek köszönhető, hogy a MÉM területén jobbak az irattári tervek, mint az átlag: a szervek kénytelenek voltak saját ügyköreikből kiindulva, gondolkozva dolgozni. (Persze itt is akadtak „ügyesek", akik beszerezték a MÉM saját irattári tervét s azt másolták le ... ) A szervek jórésze ugyanis lemásolta vagy csekély módosítással elfogadta tárcája mintaszabályzatát. 169