Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

az irat útja példátlanul gyengén szervezett lett; a tételek szerinti lerakást - lényegében az iratanyag teljes tárgyi átrendezését — az irattár feladatává tették. így 1975-ben a tételezésnek nyoma sem volt a Minisztériumban. A terv szerint levéltárnak adnák át: az összes beruházási anyagot (!), minden szabványügyet, kiutazási ügyeket, személyzeti iratokat, illetménykartonokat - de a miniszteri iratokról pl. nem esik szó ... 1977-re javult valamit a szabályzat (módosítás) — de a tételezés továbbra is részben az irattárra van hárítva, méghozzá úgy, hogy ha egyes iratok nem illenek valamely tételbe, akkor visszamenőlegesen új tételeket alakítanak ki. A KGM jó partnernek bizonyult. Körlevél nyomán begyűjtötte a részlegek ügyköreit, majd a szabályzat kidolgozásába bevonta a levéltár referensét, aki a munka jó részét magára vállalta. (Ez a módszer általános érvénnyel nyilván nem alkalmazható, de egy egész ágazatra kiható alapmunkálat kidolgozásakor indokolt volt.) Megszüntették a korábbi anarchikusán vegyes iratkezelési rendszert, alszámos nyilvántartást, és mélyen tagolt decentralizált iratkezelést vezettek be központi irattárral. A TÜK szabályzat készítésébe is bevonták referensünket. A szabályzat és irattári terv így a tárca teljes anyagára érvényes, a fond teljes anyagát veszi alapul. E kitűnő megoldásra csak a KGM-nél volt példa. Az irattári terv itt sem hibátlan. Ha más tárcáknál kifogásoljuk pl. a beruházási iratok összességének levéltári értékké nyilvánítását, akkor itt szembeszökő, hogy ezen iratokat egységesen 10 évig őrzik csupán. Ha másutt sokalljuk a történeti értéket, itt alighanem kevesellnünk kell, jóllehet a személyzeti anyagokat a KGM is levéltári őrizetbe kívánja adni. Követendő példaként említhetnénk meg, hogy a KGM az utolsó 4—5 évben rendszeresen tart saját és vállalatai iratkezelői számára továbbképző tanfolyamokat. A múlt év őszétől kezdve pedig két hetes tanfolyamokat tartott az iratkezelésért felelős vezető állású dolgozók részére (saját és vállalati viszonylatban). A NIM elfogadhatóan szabályozta iratkezelését, ám irattári terve (amit pedig hosszú időn át makacsul mintaszabályzatként akart elismertetni) már meglehetősen gyenge lett. Maradjunk ismét a történeti értéknek minősített egyes tételek felsorolásánál: Szinte minden beruházási irat, bányász sajátház akció, „építkezések", a fegyveres őrség ügyei, „Szakoktatási ügyek", (minden szakoktatási ügy 1. tételben), leltárak, gépnyilvántartás, negyedéves beszámoló. Úgy tűnik, hogy az 1972—75. közötti módosítások tovább rontották a tervet. A KPM talán a legjobb tárca. Rendezett, az irat útját precízen követő iratkezelést és több módosítás után 1974-re kitűnő, a tárca szervezetét és tényleges ügyköreit jól tükröző irattári tervet léptetett életbe példásan működve együtt levéltárunkkal, ami ezúttal nem azt jelentette, hogy a munka dandárját a levéltárosra igyekeztek hárítani. Egyetlen probléma vethető fel: itt is túlzott a levéltárba szánt tételek aránya. Az utóbbi érvényes a Munkaügyi Minisztérium egyébként elfogadható iratkezeléssel párosított irattári tervére is: e tárca egy-egy főosztály szinte teljes anyagát levéltári tételekbe sorolta. Így pl. „történeti érték" minden számviteli anyag, gazdálkodási, beruházási ügyek minden bontás nélkül. 168