Levéltári Szemle, 28. (1978)

Levéltári Szemle, 28. (1978) 1. szám - Béres András: Irattárellenőrzési tapasztalataim / 5–8. o.

Ellenőrzéseink során különböző fogadtatásban részesülünk az egyes szerveknél. Legtöbb helyen kötelezően tudomásul veszik az ellenőrzés szükségességét s a rendelet értelmében mindent megmutatnak. Kevés helyen örülnek, mert esetlegesen megoldandó problémáikra a helyszínen kapnak választ, vagy segítséget, különösen selejtezések idején. Némelyek kellemetlenkedésnek veszik még akkor is, ha az ellenőrzés maximális segítőkészséggel párosul. Bár az irattárak helyzete a gyakori kritikai észrevételek hatására sokat javult, azért a mai napig sok kifogásolnivalót tartalmaz. Az irattári helyiségek szűkek. Ez részben az évek óta selejtezés nélkül halmozódó iratmennyiségnek köszönhető, de annak is része van ebben, hogy sok helyen az iratvédelmi szempontok be nem tartása folytán az irattár azonos a lomtárral. Különösen termelőszövetkezetek, ha nem is általánosíthatóan, de tárolnak ott üres használható és használhatatlan nyomtatványokat, közlönyöket, könyveket, újságokat és folyóiratokat, zárszámadás előtt kisüsti pálinkát nagy üvegekben, zárszámadás után mosatlan kondérokat és főzőedényeket. Egy-egy ifjúsági rendezvény előtt üvegekben sört, utána sörszaggal üres üvegeket, zászlókat és transzparenseket különböző alkalmi feliratokkal. De található ott villany vasaló hibás dróttal, rossz kávéfőző és teáskanna, sáros gumicsizma társaságában. Előfordult, hogy az irattárat használták az észrevételezésig kávéfőző helynek, de nem ritka az sem, hogy átmeneti öltözőnek rendezték be. Sorolhatnám még tovább az efféle negatív tapasztalatokat, de talán ennyi is érzékelteti, hogy honnan kellett elindulni, míg eljutottunk oda, hogy a tűzrendészeti szempontból is erősen kifogásolható állapotokat napjainkra nagyobbára már meg lehetett szüntetni. Igen fontos, bár nagyon nehéz a felelősséget felébreszteni. Ugyanis nem ritka még felelős beosztású vezetők esetében is, hogy csak felesleges kacatnak tekintik az iratokat, olyan lim-lomnak, ami csupán a helyet foglalja. Hogyne tekintenék annak az alkalmanként megbízott irattárosok. A vezetők egyébként az ügyvitel szempontjából fontos iratok megőrzését tartják lényegesnek. A történeti érték felismerése gyakran elsikkad. Ezek után leszűrhető az a tapasztalat is, hogy ahova mindenki bejár, ott gyakorlatilag lehetetlen az iratanyag sorsát illetően a felelősséget megállapítani. Korábban nem volt ritka - még ma is előfordul -, hogy bizonyos idő múltán az úttörők „selejteznek" papírgyűjtő kampány idején. Akkor lepődnek meg az ilyen ,.kacat szemléletűek", ha nyugdíjazás előtt az elveszett eredeti, munkájukat, munkaidejüket igazoló papír másolata is elkallódott a helytelen kezelés következtében, s ez már zsebbe vágóan érinti nyugdíjazása idején. A tapasztalat azt mutatja, hogy a személyzeti nyilvántartásra ma már majdnem mindenütt vigyáznak, mert az élet is rákényszerítette őket. Ez a felelősség felvethető különösen új szervezeti központok építése idején, amikor már a tervezésnél kifelejtik az új épületből a megfelelő irattárat, s jó ha a kivitelezés során gondolnak erre, egyébként ismét csak szükségmegoldás születik, amely az irattárat kettészakítja. A korábbi anyag a régi épületben marad, távol az új központtól, ami a kezelést, a hozzáférhetőséget egyes iratok visszakeresését nehezíti, különösen akkor, ha nincs megbízott állandó irattáros és mindenki keresi a saját feladatának megoldásához szükséges iratot, s azok csak legritkábban kerülnek vissza eredeti helyükre. Az irattárak kezelésében nem ritka a „még nem, már nem" szemlélet, ami azt jelenti, hogy az új ember, aki még most érkezett, nem ismeri a helyi viszonyokat, a régi, elmenő már nem foglalkozik vele. Előfordult az ellenőrzések során olyan eset is, amikor egyetlen régi dolgozóval volt alkalom találkozni, aki iratkezeléssel sohasem foglalkozott a TSZ-ben, s csak annyi felvilágosítást tudott adni, hogy az iratokat ne is keressük, mert szanálás van, s minden a népi ellenőrzéshez került. Volt olyan eset is, amikor egy TSZ-ben az új főkönyvelőnek a levéltár területi referense mutatta meg az irattárat. Ezek ritka, elrettentő példák, azonban nagyon fontos, hogy ilyen esetben figyelemmel kísérjük az iratok további sorsát, mert kézen-közön kikerülhet az ellenőrzés alól, s a szerv történeti értékű iratanyagában komoly hiányok keletkezhetnek. örvendetes jelenség, s konszolidált viszonyaink előremutató eseménye, hogy különböző intézmények, termelőszövetkezetek pl. fennállásuk 25. éves jubileumára helyi, vagy máshonnan felkért szerzők közreműködésével történetük rövid összefoglalását 3—6 ív terjedelemben megjelentetik. A szerkesztési munkák során az addig irattárukban őrzött legkorábbi dokumentumokat kikeresik és a szerzők rendelkezésére bocsátják, akik viszont azokat nem helyben tanulmányozzák, hanem magukkal viszik. így kikerül a szerv irattárából, s ez csak a kisebbik hiba. A baj az, hogy nem kerül vissza. Konkrét esetről van szó. Megjelent a Balmazújvárosi Lenin- és Vöröscsillag Termelőszövetkezet 25 éves története, amelyet a levéltár könyvtára is megkapott. Egy ellenőrzés során kerestük a jegyzetekben hivatkozott forrásokat. Három éves kísérletezés, felszólítás, személyes ráhatás nem volt elegendő ahhoz, hogy a levéltárnak már régen átadandó iratok visszakerüljenek a TSZ birtokába. Azt bizonyítja ez a példa is, hogy ilyen esetben a jóhiszeműség nem segít, de ez két lényeges problémát hoz felszínre. Először talán azt, hogy miért nem kerültek ezek az iratok már a határidőben levéltárba, ahol a kutatás során ilyen eset elő nem fordulhat. Másodszor az ügykezelés lazaságára is rámutat. Burkoltan jelentkezik ebben a levéltári helyhiány, amely a veszélyeztetett iratok beszállítását lehetetlenné teszi, de jelzi azt is. hogy a távgondozás és az ellenőrzés hatékonysága szankció nélkül nem túlságosan meggyőző. így a hivatkozott forrásértékű iratok hozzáférhetősége, történeti hasznosíthatósága nem biztosított, sőt a szerzők hivatkozását is fiktívvé teszi, ha a kiadványban felhasznált adatok forrásait sem helyben, sem a levéltárban nem lehet feltalálni. 6