Levéltári Szemle, 28. (1978)

Levéltári Szemle, 28. (1978) 1. szám - Béres András: Irattárellenőrzési tapasztalataim / 5–8. o.

Ma még kevés olyan iratképző szerv van, ahol az irattározásra gondot fordítanak. De külön figyelmet érdemel az OTP ilyen irányú tevékenysége, ahol központi szabályzattal és irattári tervvel szabályozták a fiókok tevékenységét, és ellenőrzéseik során az irattárak ügyével is komolyan foglalkoznak. Más szervek esetében az irattárak ügyével tapasztalat szerint a felügyeleti szervek nem foglalkoznak, jóllehet a bizonylati, a pénzügyi fegyelem betartását messzemenően elősegíti. Más kategóriába tartoznak a tanácsok, ahol a megyei irányítás és ellenőrzés hatása irattáraik esetében is döntő érvényű. Egyik oldalról az igények, a korszerű iratvédelem kérdései kerülnek előtérbe, s ennek megnyugtató biztosítását sürgeti a levéltár. Másik oldalról mindig a lehetőségek állnak ezzel szemben, amelyek a kényszerítő körülmények, a rendeletek, ellenőrzés hatására is alig változnak, vagy csak nagyon nehezen haladnak előre. Külön gondot kell fordítani arra az elérendő célkitűzésre, hogy az egyes szervek felügyeleti hatóságok támogatásával új székházak építése esetén a levéltár szakmai segítségét, tanácsát is igénybe vegyék. Csak így biztosítható, hogy erről a nem csupán levéltári szempontból fontos kérdésről ne feledkezzenek meg. S ha a tervtárgyalások során a Tűzoltóság, KÖJÁL képviselői mellett a levéltári szakember is ott lesz, akkor nem csupán a tűzrendészeti, egészségügyi szempontokat veszik figyelembe, hanem a történeti értéket őrző irattár is megfelelő helyet kap, még akkor is, ha az ilyen érdeket az adott tárgyaláson a felügyeleti szerv képviseli. Ha el akarjuk kerülni az iratok gondatlan tárolásával járó problémákat, s az ebből keletkező felbecsülhetetlen károkat, akkor még sokoldalúbban kell körültekintőbbnek lenni az irattárellenőrzések, a megelőző munka során. Egy igen érdekesnek ígérkező problémával kell még számolni a jövőben. A közelmúltban lépett hatályba a Minisztertanács Tanácsi Hivatala elnökének egy utasítása, amely szabad lehetőséget biztosít az iratok mikrofilmen történő megőrzésére. Nem lehet e rendelkezést véletlennek tekinteni. Szorosan összefügg ez a helyhiánnyal, a szűk irattározási lehetőségekkel. Az elnöki utasítás alapján egyelőre a tanácsok szabadulhatnak meg sok száz tonna papírtól, annál is inkább, mert a hivatali szervek adminisztrációjának egyik sarkalatos pontja és gondja az évtizedek óta felgyülemlett és egyre szaporodó iratok biztonságos elhelyezése. Itt is elmondható, hogy az új hivatali épületekben gyakorta „megtakarították" az irattárak kialakításának költségeit. Elképzelhető, hogy a jövő iránya ez lesz nem csupán a tanácsi szerveknél, hanem egyéb területen is, ami viszont gépi berendezések központosítását, központi laboratórium létrehozását feltételezi, az egyes területi egységekben pedig leolvasó berendezések biztosítását követeli meg. Bács-Kiskun megye ez irányban szerzett kísérleti tapasztalatait érdemes lenne, közelebbről tanulmányozni annál is inkább, mert az adott lehetőség csak az ésszerűség határán belül hasznosítható okosan. A technika előrelépését e területen sem lehet megállítani, de tudni kell, hogy a mikrofilmezésre áttérés nem olcsó. Milliókba kerül a gépi berendezés, különösen ha az adatfeldolgozás is gépi úton történik, amire már szintén van példa. Bizonyos idő után a levéltáraknak is be kell rendezkedni az ilyen módon tárolt anyag fogadására, ami újabb költségkihatásokkal jár, különösen ha a ma használt sokféle adatfeldolgozó egység sokféle formáját kívánja majd a kutatóknak egyszer hozzáférhetővé tenni. Ma még ez nem közvetlenül fenyegető gond, hiszen azonnali feladatokat a még meglévő iratfajták, azok selejtezése, levéltárnak történő átadása és az égető levéltári helyhiányjelentik. De feltétlenül számolni kell e feladatokkal is. A szűk levéltári fogadókapacitás csak a legveszélyeztetettebb anyag begyűjtését teszi lehetővé. Mindaddig, amíg megfelelő térfogatú raktár nem áll rendelkezésre a levéltárakban a már rég levéltári őrzésre érett iratok fogadására, marad a távgondozás, ami megismétlődően azonos gondot jelent, s a permanens levéltári ellenőrzések szükségességét hangsúlyozza. Ugyanakkor érdemes elgondolkodni azon, hogy az érvényben lévő rendelkezések mellé nem lenne-e célszerű a levéltáraknak valamilyen visszaélések lehetőségétől mentes szankcionális jogot biztosítani, hogy észrevételeinek, ellenőrzések során szerzett negatív tapasztalatainak nagyobb súlyt adhasson, ha másként nem juthat eredményre. Nem hagsúlyozható kellően annak fontossága, hogy milyen lényeges, megfelelő feladat- és jogkörrel felruházott, szakképzett irattárosok, akár részfoglalkozásúak működtetése az irattárosi tevékenységben. Miután az eddigi tapasztalatok azt bizonyítják, hogy a jelenleg irattárosi teendőket ellátó adminisztratív ügyintézők a napi ügyvitelen kívül alig tájékozottak az irattári teendőkről, az irattári tevékenységgel járó feladatokról, annak részleteiről, kötelező érvénnyel kellene képzésüket, továbbképzésüket megszervezni. Amely ágazatban ugyanis ilyen tanfolyamokat, vagy akár csak néhány továbbképzési alkalmat szerveztek, összehasonlíthatatlanul jobb a helyzet a területi irattári munkában. Szorosabbra kell fűzni kapcsolatunkat az ellenőrzött szervek löhatóságaival, felügyeleti szerveivel, hogy a maguk területén nagyobb nyomatékkal szorgalmazzák az iratkezelési munkában, az irattárak helyzetében fennálló hiányosságokat. Ezzel nemcsak történeti értékű dokumentumok megmentését segítik elő, de a napi ügyvitel, a jobb munkavégzés feltételeit is serkentik. Összegezve megállapítható, hogy az irattárak jelenlegi helyzete nem problémátlan Hajdú-Biharban, de a 27/1969-es rendelet alapján történt ellenőrzések eredményeként óriási az előrelépés. A Levéltár ismeri a területet, ez lehetővé teszi a rendszeres kapcsolatok kialakítását. S ha a tanácsokhoz, bankokhoz, OTP-hez hasonlóan a szakmai felügyeleti középszervek magukénak érzik az iratvédelem ügyét, akkor a még hiányt mutató területeken tapasz7