Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 1. szám - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapja: a tezaurus / 89–94. o.

Az elégségesség elve azt jelenti, hogy az adatszolgáltatásnak valamennyi adatot s annak egészét kell közölnie, és figyelembe kell vennie a még nem ismert, de lehetséges (meglevő vagy leendő) adatot is ugy, hogy az összefüggéseket is feltárja. Az elv tehát azt követeli, hogy a levéltár teljességre törekvőén, válogatás nélkül * adatszolgáltasson, a válogatás az adatkereső feladata. A teljesség vonatkozhat a levéltári anyagra és azok adataira. Ez részben az adatszolgáltató szint problémája, bővebben ott tárgyalom. Az objektivitás adathüséget kivan: hitelességet. A levéltár lóca credibilia, a ténylegességet kell szolgáltatnia, az adatok értékelése a felhasználó feladata. Az objektivitásnak két alapveszélye van. Az egyik a tárgy és a szempont problémája, ezzel később foglalkozom. A másik a gondolkodás mechanizmusa, illetve a szubjektivitás: az adatfeltáró-szolgáltató emberi mivolta, képessége, képzettsége, érdeklődése a feltáró munka során — nolens, volens — meghamisíthatja a valóságot a dokumentum adatának észre nem vevésével, elhallgatásával, félreértésével, helytelen megnevezésével stb. A fokozatosság elve szerint a megismerés és a meghatározás az általánostól halad az egyed felé. Az adatszolgáltatás is különböző fokozatok: szintek szerint valósítható. Az adatszolgáltató szint összetett: részint az anyagra (adathordozó), részint az adatra vonatkozik, de együtt jelentkezik, s ez a fizikai és az értelmi hely különbözőségének a problémája (ld. később). A levéltárra konkretizálva az anyagi szint részint országosan, részint levéltáron belül változhat. Az utóbbinál az állomány egésztől az állományegységig, azon belül pedig az iratig halad. Ezek a szintek azonosak az adatnak általános vagy konkrét fizikai helyével. Az adat szintje — általánosságban — az adat tartalma és teljessége szerint vizsgálható. A tartalom felbontható fogalomra és jelenségre. A fogalom lehet általános — szűkülő — és adategyed: mindegyike egy-egy adati szint, ami viszont kifejezhet adategészt, adatfokozatot és adatrészt. A tartalom mint jelenség vonatkozhat időre, névre, formára és tárgyra. Az iratnál e négy egyszerre jelenik meg, tehát szint csak az egyik lehet, a többi csak rendszerezési szempont, kapcsolat (osztályozási tengely). A fizikai és az értelmi hely különbözősége a levéltári adatszolgáltatásnál mint elv ugy fogalmazható, hogy az előbbi mindig egy, az utóbbi mindig több. Az irat tartalma, pontosabban az irat belső jegyei közül néhány, de legalább négy: idő, név, forma, tárgy. S ez utóbbi a legegyszerűbb esetben is két fogalom, igy két értelmi hely: a tárgy és a szempontja. Vizsgáljuk ezt közelebbről. A tárgy és a szempontja problémánál szintén az egy és a több áll szemben egymással. Lényegében az osztályozás problémája. Nézzük egy példán. Legyen a tárgy a papir. Máris legalább két szempontja lehet: az előállítás és a felhasználás. Az utóbbin belül legalább három szempont adódik: kultúra, igazgatás, civilizáció. Lehetne folytatni. Helyette azonban gondoljunk arra, hogy a tárgy és szempontja helyet is cserélhet: igy a kultúra stb. lesz a tárgy és a papir a szempont - de csak egy < a sok közül. A fentiekből egyrészt az következik, hogy a tárgyak és szempontjaik komplexen összefüggnek: valamilyen rendszert alkotnak, tehát osztályozhatóak, másrészt pedig az, hogy az adatátfedés gyakorta lehetséges. Rendkívül fontos tehát a kettő pontos meghatározása, s ez a gyakorlatban nem könnyű feladat. * Az igy keletkező labirintusban a levéltári adatszolgáltatásnál a funkció elv segít valamelyest eligazodni. Az irat ugyanis mindig valamilyen kapcsolat fennállása 90