Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 1. szám - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapja: a tezaurus / 89–94. o.

következtében létesül. A kapcsolat bizonyos célbői (okből) keletkezik és rendszerint szervezeti formában él. A szervezet célja általában a társadalmi lét fenntartásához szükséges, meghatározott cselekvések elvégzése, feladatok végrehajtása, megoldása stb. Ez a szerv funkciója: a szerv- ki vált őok, s ebből következik az irat funkció, az irat-kiváltőok: amiért létesült. Ez a funkció adhatja meg a szempontot a vonatkozó tárgyhoz. Pl. a papírral (mint tárggyal) közigazgatási felhasználás szempontjából foglalkozik valamelyik tanács gazdasági hivatalának egy-több ügyirata. Röviden tehát: a szerv funkció dinamikus eleme: a feladatvégrehajtás mint irat funkció adja meg az irat lényegét, az osztályozási elemek belső jegyeinél a tartalom jellemzőjét: a tárgyat szempontjával együtt. Az előbbiekben vázolt alapelvek természetesen szorosan összefüggnek, rendszert alkotnak. Az adatszolgáltatás tehát csak akkor lehet eredményes, ha mindegyik elvet kielégíti, de természetesen szükséges az is, hogy az adott terület egészén és minden munkafázisnál alkalmazzák őket. A dokumentációnak ugyanis több munkafázisa van. A főbbek: adatfeltárás, adatrögzítés, adatrendszerzés, adattárolás, s ez utóbbi dinamizálása esetében adatszolgáltatás is. E felsorolás egyúttal munkasorrend is, de a fázisok szorosan összefüggnek, hatnak egymásra. Csak azt az adatot és csak ugy lehet rögziteni, rendszerezni, tárolni, amit és ahogy feltártak, de viszont a rögzités, rendszerezés, tárolás megszabja, milyen adatokat s hogyan lehet feltárni, mint ahogy a rendszerezés meghatározza a rögzités módját stb. E munkafázisok konkrét megoldását, kiviteli tervét tehát szinkronizáltan kell elkésziteni, méghozzá szilárd (az emiitett alapelveknek megfelelő) alapra. Ez az alap pedig, amelyik a levéltári adatszolgáltatás egész épületét hordozni tudja, nem lehet más, mint egy tezaurusz. Az adatfeltáró munka megindulása előtt ezt kell elkésziteni. Mi a tezaurusz? A latinosított görög kincstár jelentésű szót választotta a robbanásszerűen fejlődő tudományos megismerés okozta információ-áradatban tájékozódni kivánő ember egyik alapeszköze nevének, a következő jelentéssel: "Deszkriptoros [tárgyszavas] osztályozási rendszerek alapját alkotó fogalomgyűjtemény, szógyűjtemény. Tartalmazza az osztályozás céljára használható szavakat, a deszkriptorokat, valamint a tárgykörbe vágó, de osztályozásra nem használható kifejezéseket (aszkriptorokat) [nem-tárgyszavakat]. Utal a hierarchikus fogalmi összefüggésekre, a szinonimákra és a homonimakra. Általában tartalmazza a vonatkozó deszkriptoros osztályozás fő szabályait is." (3) Vagy más meghatározással: "A tezaurusz mint az információrendszerek eszköze, az emberi ismeretek egy vagy több ágazata ellenőrzött fogalmainak olyan rendezett, egyszer s mindenkorra nyilt gyűjteménye, amely a fogalmak egymás közötti kapcsolatait is tükrözi." (4) — A levéltári adatszolgáltatás területén szükséges szaktezauruszt én 20 évvel ezelőtt, nem lévén még ez a kifejezés, történeti szakrendszernek, a levéltári adattartomány szótárának neveztem, később, s ma is ezt tartom helyesnek: történeti fogalomtárnak. Mit tartalmaz ez a fogalomtár? Az iratokban adatként előfordulható fogalmakat. Es ez az, ami minden más szaktezaurusztői megkülönbözteti ezt a fogalomtárat. » Szinte az élet egész területére kiterjed, s ha a fejlődést is figyelembe vesszük — a tezaurusz fejleszthető kell legyen —, akkor azt mondhatjuk, komplex, alap-fogalomtár ez. Világos, hogy alaposan szelektálni kell. Ez annyit jelent, meg kell határozni a fogalmak feladatát (funkcióját), szerkezetét és formáját. Funkció szerint a tezaurusz fogalmi eleme lehet tárgysző (deszkriptor) vagy nem-tárgyszó (aszkriptor). Tárgyszavak azok a fogalmak, amelyek fontosságuk (gyakoriságuk), jelentésük és formájuk alapján alkalmasak az irat tartalmának feltárásá91