Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Lőrincz Zsuzsa: Az iktatási gyakorlat néhány tapasztalata az államigazgatási és vállalati szerveknél / 493–498. o.

A mostani feltételek és körülmények között mi a feladata az iktatásnak? Az iratok számbavétele, nyilvántartásbavétele, az iratok helyének és elintézésének nyomonkövetése. Az iktatőkönyv az irat anyakönyve, — de több ennél, — mert nemcsak a születését és megsemmisülését rögziti, hanem az életútját is. Ahhoz, hogy ezt a funkcióját be tudja tölteni az iktatókönyv vezetésének szabályait be kell tartani. Ezek a szabályok nem önmagukért élő és megalkotott követelmények, hanem a fenti cél érdekében állók. A jelenlegi gyakorlatban az iktatás hiányosságainak okait kereshetjük egyrészt a többé-kevésbé jó előirások rossz végrehajtásában, másrészt a végig nem gondolt szervezésben. A hibásan vezetett iktatókönyvek (sor kihagy ások, szabálytalan javitások) kiküszöbölése "csak" az iratkezelési fegyelem megszilárdításán múlik. Ha valaki egy nagyobb vállalat iktatókönyveit ellenőrzi, megdöbbenéssel tapasztalja, hogy még az iktatőkönyv rovatai sincsenek szabályosan kitöltve. Bármelyik nyilvántartási rendszert alkalmazzák is, a nyilvántartásnak tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétének megállapításához és az ügyben történt intézkedés megállapításához szükséges adatokat. A sorszámmal még nincs különösebb baj, a kelet már sok helyen hiányzik, elegendőnek vélik dettózni az előző dátumot, vagy feltételezik, hogy az iktat őköny vet használó személy előre lapoz megtudni a néha sok oldallal előbb bejegyzett dátumot. A beküldő nevét és ha van, iktatószámát a visszakeresések miatt rendszerint feltüntetik. Nagyobb nehézséget okoz azonban a tárgy meghatározása. Vagy átveszik^ beküldő szerv tárgymeghatározását és ez igen gyakran önmagában is rossz, de a legtöbb esetben szükségszerű az ügyek lényegének megváltozása. Nem ritka az olyan általános tárgymeghatározás, mint "X vállalat megkeresése", hogy miért, az már nincs megjelölve. "Y beadványa", milyen ügyben, az az irat titka marad. Az ügyintéző neve, ill. decentralizált iratkezelési rendszer esetén az intézkedő osztály neve majdnem minden esetben bejegyzésre kerül. Államigazgatási szervnél sokkal inkább, nagyvállalatoknál igen ritkán, feltüntetik az irattári terv által előirt tételszámot is. Ezenkívül az iktatókönyv rovatai kitöltetlenül maradnak. Az elintézés módjának bejegyzése, az irattárba helyezés Idejének jelölése, az előtrat-utoirat feltüntetése szinte ismeretlen fogalom. Ez utóbbi hiányosságoknak leginkább szervezeti okai vannak. (A továbbiakban erre még visszatérek.) Sokkal nehezebb azoknak a hibáknak a felszámolása, amelyek a rossz szervezésben lelik gyökerüket. A nyilvántartásba-vételnél van az első nehézség. A központosított (centralizált) iratkezelési rendszernél egyértelmű az iratok nyilvántartásba vétele. Egy helyen bontják a postát, ugyanott iktatnak és itt látják el az elküldés felelősségteljes feladatát Isi. A központosított iratkezelést eredményesen csak a kisebb államigazgatási szervek és vállalatok alkalmazhatják — ez pedig egyre kevesebb. A nagyobb államigazgatási szervek, a nagy vállalatok iratkezelési feladatait nem lehet megoldani egy helyen. Nemcsak az iratok mennyisége, hanem a területi megosztottság miatt sem. Ezek az intézmények, vállalatok, - helyesen - vagy teljesen decentralizáltan, vagy vegyes iratkezelési rendszerben az érkeztetést egy helyen, minden további mü494