Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Lőrincz Zsuzsa: Az iktatási gyakorlat néhány tapasztalata az államigazgatási és vállalati szerveknél / 493–498. o.

veletet pedig osztottan végeznek. Ezért jelentkezik a nyilvántartásbavételnél az első probléma. A postabontást és ezzel az iktatdhelyre a kijelölést a postabontó végzi. A postabontónak, vagy postabontóknak nemcsak a szerv vagy vállalat főosztályainak igen gyakran változó ügyköreit kell ismerni, hanem főleg külkereskedelmi vállalatoknál az elengedhetetlenül szükséges idegen nyelveket is. Azt a szabályt, hogy az iratot ott kell iktatni, ahol az érdemi ügyintézés történik, rendkívül nehezen tartják be. Követelményként lehetne állítani a vállalatok elé, hogy a postabontást ne a legképzetlenebb - a legfiatalabb munkaerőkre bízzák, — meg lehetne kívánni, hogy a szétosztás sok figyelmet és ismeretet igénylő munkáját jól felkészült, a vállalat, intézmény szervezetét jól ismerő dolgozó, ül. dolgozók végezzék, de ez még nem számolná fel a jelenleg sok helyen meglevő hiányosságokat. Ha az osztott vagy vegyes iratkezelést alkalmazó szerveknél már az iktatószámok tükröznék a hovatartozást és az iratkezelési fegyelem olyan mértékben növekedne, hogy a hivatkozási számok feltüntetése minden esetben megtörténne, — akkor a bekerülő iktatandó iratok egy részének szétosztását már eleve biztosítottnak lehetne tekinteni. Ebben az esetben &z iktatószámok számkeretben történő kiadására, vagy az iktatóhely betű- vagy számjelének az iktatószám előtti feltüntetésére gondolok. Maradna azoknak a leveleknek a szétosztása, amelyeknek előzménye a vállalatnál, intézményéi még nincs. Ez utóbbiak érdekében látszik feltétlenül szükségesnek az iktatóhelyekre kerülő levelek szignálás utáni azonnali rendszerezése és csak ez utáni iktatása. Legcélszerűbbnek tűnik a levelek rendezése az iktatőhelyen belüli szervezési egységek (ha.főosztály az iktató^ hely) vagy előadók szerint. Ez alatt már fény derülhet arra is, ha az iktatóhely illetékkejsségi körébe nem tartozó irat van a napi postában. Külön nehézséget jelentenek a vezérigazgatói titkárságok, főosztályvezetői titkárságok, ahol nincs érdemi ügyintézés. Feleslegesen növeli az írásbeli munkát, ha ezexen a helyeken az érdemi ügyintézésre továbbküldendő iratokat iktatják. Felesleges azért, mert a követendő célt nem érik el, — az irat útját nem tudják követni, mert a legritkább esetben kerül vissza az irat a vezérigazgatói ill. főosztályvezetői titkárságra — de nem is kell, hogy visszakerüljön ae elintézés után. Elegendő ha a vezérigazgatói, ill. főosztályvezetői szignálás után — postakönyvvel továbbitják az iratot az iktatóhelyre, az iratot érdemben intéző szervezeti egységhez. Ezzel önmagukat is biztosítják, mert igazolni tudják az irat továbbadását, - és elkerülik az iratok felesleges és szabálytalan többszöri iktatását. Vezérigazgatói, ill. főosztályvezetői titkárságok mindenkor csak azt a viszonylag csekély iratot iktathatják, amely ott kerül elintézésre. Ha a hivatkozási számok feltüntetése, a gondos szétosztás ellenére mégis rossz helyre kerül az irat, akkor azt még az iktatás előtt az illetékes iktatőhelyre (kézbesitőkönywel) tovább kell küldeni. Az iktatőhelyek feladata gondoskodni arról, hogy minden irat, amelyet az iratkezelési szabályzat kötelezően előir, iktatásra kerüljön még azon a napon, amikor beérkezett. A szabályosan vezetett iktatőkönyv minden rovatát az iktatónak kellene kitölteni, ha a helytelen szervezés azt nem tenné lehetetlenné. Az iratkezelési szabályzatok előírása szerint az iratok tételszámait az iktatókönyvbe be kell vezetni. Ha az irattári tételszám meghatározása az iratkezelő feladata, akkor szervezési szempontból könnyebb a végrehajtás. Hangsúlyozni szeretném. 495