Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

Iratkezelés ellenőrzése terén: — Céljának, rendeltetésének, mélységének tudatosítása, mivel több helyen még komoly félreértések vannak e körül. — Az ellenőrzések hatékonyságának növelése, szükség szerint a szervek felelősségre vonása. — A felettes szervek részéről történő ilyen jellegű ellenőrzések szorgalmazása, a munkának elsősorban az UMKL és a minisztériumok közötti koordinálása, egymás informálása. Szervnyilvántartő lapok felvételénél: — A még hiányzó adatok begyűjtése, valamennyi rovat kitöltése. — A felvétel bizonyos időszakonkénti — általában 3 évenként — megujitása, a változások rögzítése. Iratselejtezések jóváhagyásánál: — Bizonyos iratkategóriák megsemmisítéséhez szükséges levéltári jóváhagyás egyszerűsítése, pl. számlák, nyomtatványok, jelenléti ivek stb. — Az 1958/59. évi selejtezési ügykörjegyzékek felülvizsgálata, különös tekintettel a történeti, tudományos, népgazdasági értékű, tehát levéltári őrzést igénylő iratféleségekre. Ezzel a kérdéssel a felettes hatóság által létrehozott hattagú módszertani bizottság foglalkozik. — Az uj tipusu iratféleségek, de mindenekelőtt a műszaki dokumentációk, a gépi adathordozók selejtezhet őségé kérdésének sürgős tanulmányozása, majd egy módszertani útmutató elkészítése. Az iratbeszállítás előkészítése terén: — Az uj raktárak kialakításáig azon szervek feltérképezése, amelyek a közeljövőben rendelkeznek levéltári értékű anyaggal, és azt hajlandók is átadni. A beszállítás ütemére vonatkozó tervezési- statisztikai jegyzék összeállítása. — Az irattárakban folyó rendezések, jegyzékelések, mintaállványozás kérdéseinek tisztázása. Az utóbbihoz a dobozbeszerzés megkönnyítése. Adatgyűjtéshez; — Az adatgyűjtés meggyorsítása és egyszerűsítése körlevelek formájában, — Az iratkezelés, az irattározás megjavítása céljából egy felhívás eljuttatása a minisztériumokhoz, egyes nagyobb országos szervekhez. — Az irattárak raktári jegyzéke elkészítésének szorgalmazása, első menetben az első kategóriás szerveknél. Ügyintézésünk vonatkozásában: — Következetes, szakszerű ügyintézés meghonosítása. Gondoljunk csak arra, hogy mi vagyunk ennek a témának a propagandistái, ezen kitüntető megbizatás pedig kötelezettséggel is jár. — A referenciákkal összefüggő lényegesebb adatok, meghatározott dokumentumok előadőnkénti regisztrálása, illetve őrzése. 454