Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.

Kezdetben tehát még sem az Ügyintézés menete, sem az azt végzők köre és reszortja nem volt pontosan megszabott. A központi ügykezelés csak 1875. márc. 1-vel kezdődött, amikor az első országos levéltári iktatókönyvet felfektették. Az iktatás kétirányú tevékenység. Egyrészt az iktatókönyvbe be kell vezetni az ügyet hordozó irat jellemző, "azonossági" adatait: számát, keltét, beérkezési dátumát, küldője nevét, cimét, az irat tárgyát, előadóját, a mellékletek számát; másrészt magán az iraton kell feltüntetni a beiktatás tényét (az irat beérkezésének keltét, az iktatás sorszámát). Ez az iktatás első része. A második rész az iktatmány elintézése után, irattárba helyezése előtt történik, amikor az elintézés módja és ideje már ismeretes. Az ügy menetének ezek az adatai is bekerülnek az iktató könyvbe. E tevékenységet nevezik áltatában kivezetésnek. Mivel az iktatás folyamatos és az iktatókönyv vezetése végigkiséri az ügy és vele az iktatmány sorsának minden mozzanatát, az első számbavételtől az irattárba helyezésig; másrészt mivel az iktatás és az irattározás módja általában szorosan összefügg, célszerű az iktatással egyidejűleg ismertetni az irattári rendszert is. Az iktatás és irattározás különböző szisztémák szerint történhetik. Egy irattári rendszer helyességének és használhatóságának mértéke, hogy minél egyszerűbb eszközökkel és minél jobban biztosítsa az egy ügyre vonatkozó iratok összekapcsolását, irattári megtalálásukat, kiemelésüket és visszahelyezésüket. Az Országos Levéltár az újjászervezés idején a közigazgatási ügykezelésben akkor szokásos gyakorlatot követte. Az iratokat beérkezésük sorrendjében, folytatólagos számon iktatták, vagyis az egyes ügydarabokat a naptári éven belül, meg nem ismétlődő számjeggyel látták el. Mivel a beérkezés rendjében adott iktatószámok nem függtek össze az irat tárgyával vagy tartalmával, az azonos, vagy hasonló tárgyú iratok összetartozását egyéb módon kellett kifejezésre juttatni. Az 1875-1912. közti időszakban az Országos Levéltár irattári rendszere kútfő-alapszámos rendszer volt. E rendszer az iratok csoportosítását kétszeres tagolással végzi: főcsoportokba (kútfőkbe) s ezeken belül alcsoportokba (alapszámokra) osztás utján. A római számmal jelölt kútfők azonos tárgykörökbe tartozó ügyiratokat, az alapszámok az egy ügyre vonatkozó iratokat jelzik. A kútfők a következő tárgykörű ügyeket foglalták magukban: I. ügyviteli iratok 11. személyzeti iratok III. tudományos célú kutatásra adott engedélyek IV. a szentesitett törvénycikkekre vonatkozó iratok V. a törzskönyvbizottsági ügyek (ez a kútfő csak 1898-tól, az Országos Községi Törzskönyvbizottság megalakulásától szerepelt). A kútfőkön belül az egy ügyre vonatkozó, vagy azonos tárgyú iratok egy közös számot, alapszámot kaptak, évenként és kútfőnként újra kezdődő számsor keretében. Ez a számsor és az iktatószámok sora független egymástól. Az alapszám (irattári szám) tehát az egy ügyre, vagy több, de azonos tárgyú ügyre vonatkozó iktatószámokat kapcsolta össze, mégpedig évekre visszamenően. Az alapszám az első év legalacsonyabb iktatószáma. — Az iktatókönyv utolsó rovatába "Irattári jegy" cimen jegyezték be a beiktatott irat kutfőszámát és az alapszámot, amely az iratnak egyben az irattári jelzetét adta. 313