Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.

A kutfó'-beosztás az iktatással egyidejű volt. A levéltárban mindmáig olyan hiedelem élt, hogy egy későbbi, 1912 utáni irattári átrendezés és selejtezés alkalmával osztották öt kútfőbe az addig alapszámos rendszerben kezelt ügyviteli iratokat. E feltevést cáfolja: m 1. Az 1875. évi első iktatőkönyv első lapján olvasható Krommer Ferenc levéltári tiszt sajátkezű bejegyzése, ".. .a m. kir. Országos levéltár iktató hivatalába beérkezett Ugydarabok beosztása:", mely pontosan megadja a négy római számos kútfő tárgyát (csak négyét, mivel az V. kútfő később vállalt levéltári feladattal, de az ügyek intézésével egyidőben keletkezett). ' 2. A legkorábbi iktatókönyvekben már az iktató kézírásával és tintájával azonos, teljesen egyidejűnek látszó bejegyzés jelöli meg az iktatókönyv irattári jelzet rovatában a kútfők számát is. 3. Ha 1912 után csoportosították az iratokat az emiitett 5 kútfő szerint, — tehát ha ez későbbi fejlemény, — miért nem igy rendszerezték az akkor, 1912 utáni ügyvitelben kezelt iratokat is? 4. Semmi irattári nyoma nincs annak, hogy az ügyviteli iratok selejtezése, külső rendezése (frakturalak kisimítása) mellett szerves átrendezésre is sor került. Erre sem utasítást, sem jelentést nem találunk. A beadványok átvétele és az iktatás az úgynevezett iktatőkiadó hivatalban történt, melynek vezetője a kezelő igazgató volt. Az iktatőkönyv vezetését és az iratkezelés más teendőit — egyéb munkáik mellett —.a kezelői szakhoz besorolt levéltári tisztek végezték. Tudományos tisztviselők a tárgyalt első periódus során később is teljesítettek szolgálatot az iktató-kiadóhivatalban. Minden beadványt az iktatőhivatalban az iktatőkönyv vezetője vett át, sorszámozta és felbontatlanul az országos levéltárnoknak átadta. (6) Ez a sorszám lett feltehetően a postabontás utáni beiktatáskor az iktatószám is. Az ügyviteli iratoknak csak egy része érkezett külső szervektől, vagy személyektől, másik részük a belső ügyvitelből indult ki. Természetesen ezek is iktatásra kerültek. Ilyenkor az ügyet kezdeményező osztály vagy referens egy "pro domo" feljegyzést adott le iktatásra. Mivel a levéltár munkájának jó részét a közigazgatási hatóságok számára, az ottani ügyintézéshez szükséges iratok kiszedése, szerelése jelentette akkoriban, ilyen szabvány -gyekben gyakran szintén nem érkezett írásos megkeresés vagy visszaküldéskor kísérőlevél. Ezeket is az illetékes osztályon készített rövid "pro domo" feljegyzéssel indították útjukra. Az iktatókönyvei minden nap a hivatalos idő végén bemutatták az országos levéltárnoknak. A mutató készítése az iktatőkönyv alapján történt, az iktatást követte és azzal párhuzamosan haladt. Az évente újra kezdődő név- és tárgymutató az 1875-1912. évek közt egy-egy év aktatermésében ad betűrendes eligazítást. 1875-től -ig évek közt betűnként évrendben, a későbbiekben évenkénti betűrendben készültek a mutatőkönyvek. 1900-ig nincs szoros abc rend egy-egy betűn belüli címszavak közt, 1901-től már szoros betűrendet találunk a kötetekben. Ettől kezdve ugyanis a mutatózás első lépéseként » cédulákat készítettek az egyes iktatmányokról a név- és tárgymutató címszavaival. A cédulákat év végén rakták szoros betűrendbe s ennek alapján történt a végleges mutató letisztázása kötetekbe. (7) Valószínű az egyre növekvő irattermelés miatt és a munka 314