Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - Feiszt György–Tóth Gabriella: A termelőszövetkezeti irattárak ellenőrzésének tapasztalatai Vas megyében / 279–287. o.

próbaszerűén vizsgálhattuk. Az anyag teljes megismerésére éppen a rossz tárolás miatt nem volt lehetőség, hiszen a padlásokon, anyagraktárakban szétszórt, ömlesztett, másutt gabonás és mütrágyás zsákokba préselt több mázsányi irathalmazról nem lehetett megállapítani, hogy milyen évkörü és fajtájú, s főleg milyen értékű anyagot tartalmaz. A tsz-ek az iratanyag rendezést idő, létszám és hozzáértő emberek hiányában nem tudták biztosítani. Egy-két tsz tárolási gondok miatt végzett ugyan iratselejtezést — itt kevesebb volt a vizsgálandó anyag — de erről mégcsak feljegyzés sem készült. A kezdeti időből külön kezelve, "megőrizve" inkább csak a tagok jogbiztositő iratai: belépési nyilatkozatok, elszámolási könyvek stb. voltak feltalálhatók. Egy-két esetben fordult elő, hogy alakulási iratokat, jegyzőkönyveket, földkönyvet, termény számadást is biztonságos helyen tároltak. Az 1960-as évek elejétől kezdve már egyre több költségvetés, terv, zárszámadás, épitési tervdokumentáció, számadási és könyvelési anyag maradt fenn. A vizsgált termelőszövetkezetek közül mindössze kettő anyagából javasoltuk a mintairattár létrehozását. Meg kell jegyeznünk, hogy ezek az irattárak sem voltak teljesek. Mivel a községek ill, tsz központok (majorok) megközelitése vonattal, autóbuszszal nem volt gazdaságos,s nem egy esetben 3-4 km-t kellett gyalogolni, igy 1971-ben a tervezettnél lényegesen kevesebb szövetkezethez juthattunk el. 1974 októberében a Megyei Tanács Művelődésügyi Osztálya havi 2 alkalommal biztosította számunkra gépkocsi használatát, igy már könnyebben elérhettük uticéljainkat. S ennek eredményeként 1976 novemberéig a megye összes mezőgazdasági termelőszövetkezetét felkerestük. A Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Értesítő 1972. augusztus 16-i számában jelent meg a Művelődésügyi Minisztérium közleménye a szövetkezetek és szövetkezeti szervek iratkezelési szabályzatáról. A 75 Vas megyei mezőgazdasági termelőszövetkezet közül 47 készítette el, ill. küldte meg jóváhagyásra levéltárunknak saját szabályzatát. Ebből 24-et minősítettünk elfogadhatónak, 23-nál pedig javasoltuk, hogy az észrevételeink alapján javítást eszközöljenek. Az iratkezelési szabályzatok kidolgozásánál az utasítás szerint a helyi adottságoknak megfelelően kellett volna a tennivalókat meghatározni. Célszerűbb lett volna, ha ugyanúgy, mint a közigazgatásban (a tanácsi szerveknél), szövetkezeti vonalon is egységes szabályzat alkalmazásával történne az iratkezelés. A termelőszövetkezetek — kisebb vagy nagyobb gazdaságról legyen is sző —.azonos szervtipushoz tartoznak, s ha szervezeti sajátosságaikban azonosak, akkor ügyviteli vonatkozásban is egyezniök kellene. Az iratkezelési szabályzatok felülvizsgálatánál azt tapasztaltuk, hogy azok nagyrészt másolatai a mintaszabályzatnak, kisebb részük tartalmaz ugyan olyan egyedi fogalmazást, ami a feladatok megoldásának a helyi körülményeknek megfelelő, ténylegesen kivitelezhető formájára utalnak. A szabályzatoknál hiányoltuk, hogy nem esett sző az irattárról, annak kezeléséről, nem részletezték az iktatás módját, mutató használatát stb. Előfordult, hogy egyes tsz-ek az irattári tervben az őrzési időt nem ugy határozták meg, hogy az iratokat a keletkezésüktől számítva hány év után lehet selejtezni, hanem pl. az 1973-ban keletkezett besorolások 2026-ban, vagy a szabadságkérelmek 1981-ben selejtezhetők. Ez a meghatározás évről évre megkívánja a szabályzat részleges átdolgozását. 283