Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - Feiszt György–Tóth Gabriella: A termelőszövetkezeti irattárak ellenőrzésének tapasztalatai Vas megyében / 279–287. o.

Megállapítottuk, hogy a tsz-ek legnagyobb része annak ellenére, hogy rendelkezik iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel — ezt a gyakorlatban mégsem használják. Ennek oka az, hogy a szövetkezeteknél kevés az iktatott iratanyag és ugy vélik, hogy nem érdemes tételszámokra bontani. A fontosabb iratokat (jegyzőkönyveket, terveket, statisztikákat, zárszámadásokat, tervdokumentációkat stb.) pedig úgyis külön, fajtánként és "név szerint" — nem kódszám szerint — kezelt anyagként tárolják. A szövetkezeti minta iratkezelési szabályzat irattári terve kb. 150 tételben határozza meg a tsz-eknél előforduló iratféleségeket. S mivel 5-600 főszámon iktatott aktánál több irat nem nagyon képződik évente, az irattári terv főcsoportjain (I. Vezetési ügyek, II. Tagok ügyei, személyzeti ügyek, III. Bér és munkaügy stb.) belüli további tagolódás az iktatott iratanyagnál bonyolultabbá teszi az iratkezelést. Éppen ezért elszakadva a szabályzattól az iktatás a megye termelőszövetkezeteinél a legkülönbözőbb formában történik. Néhány példa ezek közül: 1. Postabontás után az érkező levelek ügyintézőnként külön kerülnek nyilvántartásba (elnök, főkönyvelő, állatorvos, műszaki iroda, könyvelés). Csak a kimenő leveleket iktatják központilag. Az ügyintézők dossziékba fűzik az anyagot, s igy visszakeresésnél az emlékezetre kell támaszkodniuk (Répcelak). 2. Külön iktatják az érkező és külön a kimenő leveleket, ennek megfelelően tárolásuk is szétválasztott (Csénye). 3. A közigazgatásban használatos 4 alszámos iktatóval dolgoznak, iratokat szerelnek, tételszámot nem használnak (Ják). 4. Sorszámos iktatási forma, irattári tételszám feltüntetésével, de az iratokat mégis az iktatószámok növekvő sorrendjében tárolják, figyelmen kivül hagyva az irattári jelet (Acsád, Vassurány). 5. Sorszámos iktatás mellett az akták I-XIII. főcsoportban kerülnek irattározásra (a minta irattári tervtől eltérő tagolás — I. Vegyes levelek, II. Területi szövetségtől, III. Járási Hivataltól érkezett iratok. IV. Tagokkal kapcsolatos iratok, V. Agroker levelei stb. (Gérce). 6. Az iktató tételszámonként részekre bontott, ezen belül érkezési sorrendben altételszámot és iktatószámot kap az irat, s végül egy-egy tételszámhoz tartozó iratanyag külön fedőlemez között van tárolva (Nagysimonyi). 7. Alszámokra tagozódó sorszámos iktatás, irattári tételszám használatával. Évközben az iktatószámok sorrendjében tárolják az anyagot és év végén ezek a tételszámok szerint kerülnek csoportosításra. Az irattár 1970-ig visszamenőleg irattári tételszámok szerint rendezett (Körmend). Találtunk példát arra is, hogy az iratkezelési szabályzat hatálybalépésétől kezdve két évig használtak irattári tételszámot, aztán visszatértek a korábbi sorszámos iktatásra és az ennek megfelelő irattárolásra. (Nem látták értelmét a kb. 700 iktatvány témánkénti megbontásának (Kenyéri). Mutatót nagyon kevés szövetkezet használ, hiszen évente csak pár száz iktatott irat képződik. Máshol van mutató, de abba csak az érkező leveleket vezetik be, mivel a tárgymegjelölés minden esetben a küldő fél nevével, címszavával indul. Az iratkezeléssel foglalkozó személyek többnyire csak másodlagosan végzik ezt a munkát, mert elsősorban pénztárt kezelnek, könyvelnek vagy gépíróként dolgoznak. 284