Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 1. szám - Pap Gáborné: Spanyolországi tapasztalatok / 39–52. o.

A Főigazgatóság felügyelete alá a központi, állami levéltárak tartoznak. A Főigazgatóság elvi és politikai irányítást és szakfelügyeletet gyakorol e levéltárak felett. Ez a felügyelet azonban a levéltári munkák területén inkább irányelvek megjelölése és tanácsadás formájában jut kifejezésre. A munkák központi szervezésével, megtervezésével nem foglalkozik a Főigazgatóság (munkaterv egyébként sincs), csak általános direktívákat ad. A nagyobb levéltárak anyagát általában rendezettnek tekintik, csak kisebb vidéki levéltáraknál vannak rendezési vagy átrendezési munkák. Éppen ezért a levéltárak jelenlegi fő feladata a segédletkészítés. A segédletek elnevezése tekintetében nem egységes a spanyol terminológia. Általában a következő segédlettipusok készülnek a spanyol levéltárakban: Guia (kalauz): Általában egy fond leirása, megjelölve annak alapvető jellegzetességeit: a létrehozó szervet, a fondót alkotó sorozatokat, az irattipust, az időhatárokat és a terjedelmet. — Guia nemcsak egy fondról, hanem egész levéltárakról is készülhet. Inventario (leltár): Egy fondot alkotó valamennyi, 111. minden egyes elem többé-kevésbé részletes és módszeres ismertetése az iratanyag rendjében. — A leltár lemehet az irategység szintjéig, akkor analitikus leltár (inventario analitico), vagy megmarad a levéltári egység szintjén, akkor alapleltár (inventario somero vagy sumario). Catálogo (katalógus): Egy bizonyos összetartozás alapján kiválogatott dokumentumsorozat általában kronologikus ismertetése az egyes dokumentum szintjén, az egyes irat lényeges tartalmi és formai adatainak felsorolásával. A kiválogatás alapja lehet tárgyi, kronologikus, paleográfiai vagy egyéb öszszetartozás. Indice (mutató): Egy levéltári vagy tematikai egységet képező iratsorozat bizonyos egységes elemeinek (adatainak) a felsorolása, általában alfabetikus rendben. Az adat személynév, helynév, vagy az irat tárgya, — néha mindháromé Éppen a terminológiai tisztázatlanságok miatt a felsorolt segédlettipusok mellett a gyakorlatban több átmeneti formát, egyedi változatot is készitenek és használnak. A különböző tipusu segédletek közül a levéltárosok legszívesebben a katalógus készítését végzik. Ezt a munkát tartják — a kiadványkészítés mellett — a levéltárosok színvonalához leginkább méltó, tudományos képességeik kifejtésére alkalmas területnek. Éppen ezért — amint tájékoztatóim mondták — sokszor olyan fondokról vagy fondrészekről is készül regeszta-sorozat, amelyekről még az alsóbb szintű segédlet sem kielégítő. Elvileg a fond történeti fontosságától, súlyától függ, hogy milyen segédlet készül róla, gyakorlatilag azonban a dolgozótól. így fordulhat elő, hogy néha nem is levéltári feladat az a munka, amelyet egy-egy levéltáros éppen végez. A meghatározások Carmen Crespo-tól származnak. Lásd: Terminológia de Archivos: Instrumentos de Trabajo. Homenaje a Federico Navarro. — 1973. 41