Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 1. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: A levéltári-irattári mikrofilmezés szervezési kérdései / 179–196. o.

Biztonság Az egyedi értéket jelentő levéltári anyagot könnyen érheti elemi csapás (tűz, árvíz), de a második világháború óta gondolni kell az esetleges háborús károkra is. Ha a terjedelménél fogva általában nehezen védhető eredeti iratról mikrofilm áll rendelkezésre, úgy az eredeti pusztulása esetén annak információit továbbőrzi a mikrofilm. Bár egyes kiegészítő adatok (megíróanyag színe, vegyi összetétele, a papír vízjegye stb.) már nem állnak többé rendelkezésre, a legfontosabbat a tartalmi-tárgyi információkat átmenti a film. - Az eredeti mikrofilm által történő védelme nemcsak levéltári értékvédelem során jelent megoldást, hanem az iratot létrehozó szerv működése során is lehet jelentősége. így pl. a második világháború alatt több pénzintézet mikrofilmre vette azokat az iratait, amelyek az általuk nyújtott hitelek behajtásához voltak szükségesek, gondolva arra, hogy ha az eredeti hitellevelek stb. a háború áldozataivá válnak, követeléseiket a mikrofilm segítségével be tudják hajtani. Különösen a jelentősebb iratképző szervek esetében ma is indokolt lehet a legfontosabb iratfajták biztonsági mikrofilmezése. Ha nem is játszik főszerepet a háborús veszély, az elemi csapások lehetőségét kizárni gondos elővigyázatossággal sem mindig lehet, s esetleges elkallódás, átmeneti lappangás esetén is jó segítséget nyújt a biztonsági mikrofilm. Tulajdonképpen a biztonsági mikrofilmezés sajátos változata az ügykezelésben az, amikor mikrofilmes iktatásról beszélnek. Ez alatt az értendő, hogy egy szervhez beérkező leveleket beérkezésük rendjében sorszámmal látják el, de a levelek egyes adatait nem vezetik be iktatókönyvbe, hanem a levelet mikrofilmre veszik. A mikrofilm "mint iktatókönyv" tulajdonképpen a beérkező levél valamennyi adatát tartalmazza az iktatószámmal együtt. Ez a megoldás több célt tud megvalósítani. Ha a levél elkallódnék, mikrofilmen megtalálható; segíti- az ügyintézést, mert a levél nemcsak eredetiben, hanem még egy példányban - másik osztálynak, másik ügyintézőnek is - rendelkezésére áll; szükség esetén az ellenőrzést is segítheti (lásd alább az ügyvitel segítő mikrofilmezésnél is;. Állagmegóvás A háborús veszély csökkenésével csökkent a biztonsági mikrofilmezés elsődlegessége is. Egyre inkább előtérbe került az a meggondolás, hogy a levéltári anyagot azért érdemes nagyobb mértékben mikrofilmezni, mert ez esetben a mikrofilmet lehet az érdeklődő olvasók, kutatók rendelkezésére bocsátani. Az iratok gyakori használata, olvasása, kölcsönzése ugyanis a legnagyobb elővigyázatosság mellett is koptatja,, rongálja az eredetit, s növeli esetleges elkallódás lehetőségét is. Ezért az Országos Levéltár évek óta mikrofilmezett eredeti iratokat nem bocsát a kutatók rendelkezésére, hanem csak mikrofilmet, s az eredetit csak olyan esetben, amikor ezt valamilyen speciális szempont indokolja. Ez az újszerű megoldás nemcsak nálunk, hanem más országokban is gyakorlattá vált. Kezdetben kétségtelenül nagy ellenállásba ütközött a hagyó181