Levéltári Szemle, 24. (1974)

Levéltári Szemle, 24. (1974) 1. szám - FIGYELŐ - Nyulásziné Straub Éva: A rendezés és segédletkészítés néhány kérdése az NDK levéltáraiban / 169–176. o.

b. mutatókönyv: éppen ugy, mint a kartonok készítését, ezt is pontosan szabályozza az "Alapelvek": Formája A/3 vagy 4-es, géppel írják, elkészülte után bekötik, sokszorosításra nem kerül. Bevezetővel - rövid ismertetés - és mutatókkal látják el: az anyag tektonikáját bemutató tartalmi mutatóval, szakmutatóval, az anyag rendezettségétől függő mélységben, valamint ha az anyag részben jelzeteit volt és az irodalom már igy idézte, konkordancia jegyzékkel. Mutató formája: jelzet tárgy évkor régi jelzet A mutató elkészítése után a kartonok feleslegessé válnak és megsemmisítik őket. c. regiszter: a mutatókönyv egy speciális fajtája, amikor az anyag jellege (kutatottsága, történeti értéke) szükségessé teszi, hogy az átlagosnál részletesebb nyilvántartást készítsenek róla. Tehát a regiszter bővített mutatókönyvnek felel meg. Az iratanyag eredeti segédlettel való ellátottságánál 3 csoportot különböztettünk meg. Az előzőekben megvizsgáltuk, hogy a különböző csoportok milyen rendezési munkákat jelentenek, most nézzük meg ugyanezt a segédletkészítés szempontjából: a. csoportnál az ellenőrző rendezés során kiegészítik a régi könyveket, uj segédlet nem készül, b. csoportnál szintén megtörténik az ellenőrző rendezés során az adatkiegészités, de utána az uj forma szerint átgépelík a segédletet, c. csoportnál az átrendezés során elkészült kartonokat mutatóvá "gépelik össze." Az iratanyag eredeti rendszeréből - pertinencia szerinti csoportosításából eredő problémákat, mint láttuk, sem az ellenőrző rendezés, sem a teljes átrendezés nem oldja meg. Bár minden ügyírat provenienciáját próbálják megállapitani, az egyes összefüggő provenienciák egyesítése nem történik meg. A kérdés megoldását abban látják, hogy az egyes levéltárak anyagáról nyomtatásban megjelenő ismertetésben /5/ a tényleges rendszeren kivül feltüntetik az iratanyag ideális rendszerét, megadva milyen Rep. számok alatt található az oda vonatkozó anyag. Az ideális rendszer felállításához az anyag struktúrájának feltárása szükséges. A struktúra alapján kialakított rendszert - tektonikát - következetes logikai elvek jellemzik. Egyaránt készül tektonika magas- és középszinten. Példaként a merseburgi levéltárban készített tektonikát szeretném vázlatosan ismertetni: A magas szinten készült tektonika az egész levéltári anyag felépítését adja meg, a közép szinten készült a kapitalista korszak minisztériumainak struktúráját tárja fel. Minden tektonikus rendszer alapja, hogy az általánostól halad az egyes felé. Az osztályozást a decimális rendszer alkalmazásával teszik köny173