Levéltári Szemle, 24. (1974)

Levéltári Szemle, 24. (1974) 1. szám - FIGYELŐ - Nyulásziné Straub Éva: A rendezés és segédletkészítés néhány kérdése az NDK levéltáraiban / 169–176. o.

Eredeti segédletek; Az iratanyagról tárgyi csoportonként segédkönyvet készítettek - esetenként egy tárgyi csoport segédkönyve kb. 10 kötetből áll. A segédkönyvek darabszintüek, /4/ tartalmazzák az egyes tételek tárgyát, jelzetét (számát), esetleg évkorét. A tárgymeghatározás mélysége változó. A Merseburgban őrzött segédkönyvek történeti kialakulása: Az első mutatókönyv-sorozat a 17. században készült - a 19. század elején változatlan tartalommal másolatot készítettek róla - majd a feudális kor lezárulása után, az uj közigazgatási rendszer életbeléptetésekor a már teljességében archiv jellegűvé vált iratanyagról uj segédkönyveket készítettek. Részben revideálták a régieket és ugy másolták le, részben kiegészítették a korábbi jegyzéke lésnél kimaradt anyaggal. Jelenleg? rendszere, rendezés? munkák: Azt, hogy az eredeti rendszert megtartják-e vagy átrendezik az iratanyagot, a gyakorlatban egyetlen kritérium: a régi segédkönyvek használhatósága alapján döntik el. a) jól használható, eredeti segédkönyvvel ellátott anyag: - ebben az esetben az anyagot nem rendezik át, csak ellenőrző rendezést végeznek; b) megrongálódott mutatókönyvvel rendelkező' anyag: - ebben az esetben sem történik átrendezés, csak ellenőrző rendezés; c) mutatókönyv nélküli anyag - esetleg elveszett, vagy egyáltalán nem készült hozzá mutatókönyv: ebben az esetben teljesen figyelmen kívül hagyják egy Rep.-on belül az anyag eredeti rendszerét, s egy mesterséges, proveniencia szerinti, azon belül alcsoportokra osztott (ill. legalsó szinten évrendezett) rendszert alakítanak ki, tehát átrendezik az iratanyagot. Az átrendezés munkamenete: 1. az eredeti rendszer tanulmányozása, rövid ismertetésének megírása - esetleg hivataltörténeti adatok gyűjtése; 2. ezzel egyidősen az átrendezés során kialakítható uj rendszer megállapitása - tektonika összeállítása - rendezési terv készítése; 3. a tételek folyamatos leszámozása (időleges jelzet, pusztán technikai célt szolgál: a kartonok és az anyag azonosítását). Minden tételről kartont állítanak fel, mely tartalmazza a tétel provenienciáját, tárgyát, esetleg ha ez nem elegendő', egyéb tartalmi utalásokat, évkorét. A kartonok külső és belső formáját az "Alapelvek" pontosan meghatározzák. 171