Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 3. szám - FIGYELŐ - Borsa Iván: A levéltárügy Indiában / 553–577. o.

559 Nem tartozik ugyan az indiai levéltári anyag jellegéhez, de a levéltári anyaggal összefüggő, valamennyi meglátogatott levéltárban egyaránt észlelhető jelenségről van szó, igy indiai sajátosságként tekinthető. Az indiai levéltárak általában a levéltári proveniencia-elv szem előtt tartásával kezelik anyagukat, vagyis az egy fondképző által létrehozott iratanyagot együtt tartják. A fondokon belül a még a fondképzőnél kialakult állagok megtartják eredeti különállásukat. Az állagok cimét ugyancsak a fondképzőnél kialakult alakban hagyják meg. A fondképzők a legtöbb esetben iratanyaguk egységeinek cimadásában nem szerepeltetik saját cimüket, s az indiai levéltárak nem látták eddig szükségesnek e hiány pótlását. Viszonylag kevés fondképzőtől vesznek át iratokat, igy ez egyenlőre zavart nem okoz. Minthogy a meglátogatott levéltárak tulajdonképpen közigazgatási levéltárak, az állagcimek mindenütt hasonló jellegűek voltak, /pl. Political, Economical, Revenue/. Mindegyik levéltár dolgozói előtt egyértelmű volt, hogy melyik közigazgatási szerv politikai, gazdasági vagy jövedelmi iratairól van szó. Még a Nyugat-Bengáliai Állami Levéltárban is eligazodtak a levéltárosok a Brit Kelet Indiai Társaság és a bengáliai kormányzóság egyaránt "Revenue" cimü állagai között. /Tudni kell, hogy a Társaság teljes iratanyaga nem került a fővárossal együtt Calcuttából Delhibe, hanem ez az állag aránytalanul sok helyi vonatkozása miatt visszamaradt Calcuttában. / Ugy gondolom, hogy nemcsak a látogató levéltáros, hanem mind a belföldi, mind pedig a külföldi kutatók és a kutatások alapján készülő müvek olvasóinak tájékozódását segitené, ha az állagok cimében minden esetben szerepelne a fondképző cime is. IRATTÁRAK, IRATIGAZGATÁS, LEVÉLTÁRBA ADÁS Az emiitett kormányhatározat felelőssé teszi a hatálva alá tartozó szerveket a működésükben használt /current and sémi current/ iratokért, ideiglenes értékű irataik időnkénti felülvizsgálatáért és kiselejtezéséért, továbbá az állandó értékű irataiknak a Nemzeti Levéltár részére történő rendezett és rendszeres átadásáért. Elrendeli továbbá, hogy a departamentumok irattáraiban megfelelően képzett, alkalmas, főhivatású személyeket alkalmazzanak. A vezetők és helyetteseik megfelelő kiképzéséről a Nemzeti Levéltár köteles gondoskodni. A departamentum irattárosának /Record Officer/ feladata az ügyvitelben még használt /sémi current/ iratok kezelése , a departamentum iratselejtezési jegyzékének elkészítése és öt évenként való felülvizsgálata, az iratok szabályszerű selejtezése, a mutatók évenkénti elkészitése és kiadása, a departamentum szervezettörténetének elkészitése, kiadása és évenként történő kiegészitése, a Nemzeti Levéltárral a kapcsolat tartása és a departamentum osztályain folyó iratkezelés segitése. A selejtezési ügykörjegyzéket az irattáros a Nemzeti Levéltárral történt konzultáció alapján késziti el, s azt az illetékes minisztérium ill. departamentum hagyja jóvá. E tevékenységének az ügyviteli kézikönyv /Manuál °f Office Procedure/ előirásainak kére-