Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 3. szám - FIGYELŐ - Borsa Iván: A levéltárügy Indiában / 553–577. o.

557 A kormányhatározat kelte és indiai látogatásom között elmúlt néhány hónap kevés volt ahhoz, hogy e határozatnak bármiféle objektív hatását fel lehetett volna mérni azoknál a szövetségi szerveknél, akiknél a határozat felkinálta a Nemzeti Levéltár közreműködését. Valószínű, hogy illetékeseik még ki sem alákitották álláspontjukat, hogy igénybe veszik-e és ha igen, milyen mértékben ezt a közreműködést. Minden esetre érdekes volt, hogy a Nemzeti Levéltáron belül többen nyilvánítottak véleményt ez ügyben előttem arról, hogy milyen lesz e szervek reakciója. Nem volt valamennyi vélemény optimista. /A kormányhatározat egyes intézkedéseire a továbbiakban még visszatérek/. AZ INDIAI LEVÉLTÁRI ANYAG JELLEGE A kormányhatározat a levéltári anyagot a "records" kifejezéssel jelöli, ami alatt "dokumentumokat, tekercseket, kódexeket, lapokat, file-okat, dossziékét, mikrofilmet, fényképeket, okleveleket, terveket, diagramokat, térképeket, hangrögzítést stb." egyaránt ért. - A kormányhatározat tehát nem törekedett elméleti alapon meghatározni a levéltári anyag körét, hanem teljességre nem törekvő, gyakorlatias felsorolást adott. Talán az 1960-ra visszanyúló előkészítés terhére irható, hogy a felsorolásból kimaradtak a gépi adatfeldolgozás géppel olvasható iratai. Az indiai közigazgatásban mintegy fél évszázada a "subject fiiing" iratkezelési rendszert alkalmazzák. A beérkező leveleket érkezésük rendjében sorszámmal látják el és az erre a célra felfektetett naplóban a sorszámok alatt feljegyzik a beérkezett levél legfontosabb adatait és azt, hogy az adott számmal ellátott levelet melyik szervezeti egység kapta. Ezzel a napló szerepe véget is ér. A hivatalból kezdeményezett ügyek nem szerepelnek ebben a naplóban. A funkcionálisan szervezett apparátus legkisebb szervezeti egysége /section, branch/ meghatározza és megfelelő számmal /esetleg betű és számkombinációval/ látja el az általa intézett feladatköröket. Ez lesz a filé jelzete, kiegészítve az évszámmal. E kategóriák meghatározásánál általában azonos tárgyú feladatok kerülnek együvé, de előfordul, hogy egy-egy konkrét űgy saját számot kap. A file-on belül az egyes levelek /levélváltások/ a filé jelzetét és kötőjellel a levél file-on belül kapott sorszámát viselik. A file-on belül a beérkezett levelek, valamint a kimenő levelek fogalmazványai /másolatai/ e számok rendjében - tehát általában időrendben - helyezkednek el. A file-on belül a levelezés külön palliumban /folder/ található, mig a levelezéssel kapcsolatos megjegyzések, állásfoglalások, házi feljegyzések, javaslatok, döntések stb. /notes/ egy másik palliumban ugyancsak időrendben vannak együtt. Az egyes fi le-ok irattározásakor 2-3 év múlva, amikor a részlegnek már nincs rá szüksége és átadja a központi irattárnak - a két pallium anyagát egyesi tik, s előbb a megjegyzések, majd a levelezés sora alkotja a file-t . Iratselejtezéskor egy filé teljes anyagát vagy kiselejtezik, vagy meghagyják. Ez az iratkezelési mód mind áttekinthetőség, mind mikrofilmezhető-