Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - Schneider Miklós: Néhány gondolat a tanácsi iratanyag levéltári feldolgozásáról / 29–33. o.

30 A tanácsi iratanyagban végzett feldolgozó munka egyik alapproblémája már a rendezést megelőzően jelentkezik. Itt ugyanis a fondók kialakítá

sa egyelőre megoldatlan. Az eddigi gyakorlat egyértelműen emellett szólnak, hogy a megyei tanács osztályainak iratai önálló fondként kezelendők. Mindez már nem áll teljes mértékben a járási tanácsok esetében, ahol jogosan merül fel az egyes szakigazgatási szervek, osztályok, csoportok önálló fondképzőként való kezelésének kérdése. Elég itt csak arra a problémára utalnunk, hogy a tanácsok fennállásának első hat éve alatt (amely évekből van általában levéltári őrizetben ilyen jellegű iratanyag) a járási szakigazgatás mennyi szervezeti változáson ment át. A levéltárosoknak van fogalmuk annak a szövevénynek útvesztőiről, amelyet az ipari, kereskedelmi, épitési, közlekedési, községgazdálkodási, vagy éppen az oktatási, népművelési, egészségügyi, szociálpolitikai szakigazgatás összefonódása, szétválása, alá-, fölérendelése jelent. Talán csak a pénzügyi, igazgatási osztályok és a titkárság az, amely kezdettől önálló egységként valamennyi járási tanácsnál egyöntetűen működött. A fondjegyzékek elkészítési utasítása ugyan a járási tanácsi osztályok, csoportok iratait önálló fondként veendőnek tüntetik fel (az eddig elkészült fondjegyzékek igy is szerepeltetik azokat), elképzelhető azonban, hogy szükség lesz ennek az álláspontnak a revideál ás ára. A tulajdonképpeni rendezési feladatok kapcsán különös nehézséget jelent az a körülmény, hogy a tanácsi ügykezelés első 10 éve alatt három iktatási rendszer volt gyakorlatban. Jól ismertek azok a problémák, melyek a közigazgatási számrendszer és a csoportszámos iktatás helyes célkitűzéseinek és megvalósításuk alacsony színvonalának a feszültségéből adódtak. Tudjuk azt is, hogy az 1957-ben bevezetett (vagy inkább visszaállított) sorszámos iktatási rendszer sem oldotta meg a problémákat, csak elodázta a megoldást. Egy azonban bizonyos : bármennyire is nehéz az eltérő rendszerek nyomon követése és helyreállítása, a végleges megőrzésre kerülő iratanyag feldolgozásánál, az 1957. előtti iktatási rendszerek előnyös adottságait jól kihasználva olyan önmutató rendszer hozható létre, amely az egykorú és alig használható iktatókartonok nélkül is kellő eligazodást tehet lehetővé az anyagban. Ezek az iktatási rendszerek tették lehetővé többek között azt is, hogy rendezési munkánk során gyakorlatilag megszüntessük az "iktatás nélküli iratok"-nak (korábbi eredetű fondjainknál oly sok kellemetlenséget okozó) fogalmát. Hiszen ha pl. a járási tanács titkársága irataiban összegyűjtött (és nem iktatott) vb jegyzőkönyveket tartottunk meg, azokat besoroltuk a 115 csoportszámba, ugyanígy jártunk el pl. a mezőgazdasági osztály iratainál található különféle termelőszövetkezeti kimutatásokkal, melyek a 626 csoportszámot, vagy a pénzügyi osztály iratai közt összegyűjtött községi költségvetésekkel, melyek a 310 csoportszámot kapták. így a rendezett anyag sokkal áttekinthetőbb lett. Ugy gondoltuk, hogy ezekkel a korrekciókkal egyáltalán nem sértettük meg a proveniencia elvét, sőt elősegítettük azt, hogy a gyakorlatban fogyatékosan megvalósított iratkezelési rendszer a fennmaradó iratokban hiánytalanul és helyesen tükröződjék. A tanácsi iratanyag (s itt elsősorban már az 1957 utáni) rendezésénél egyébként azzal a sajátossággal is számolnunk kell, hogy mig egyrészt a hagyományos iratkezelés itt él tovább a legkitartóbban (sőt ez perspektivikusan is áll: az új technika, az űj, korszerű információhordozók betörése talán itt fog a legkésőbben jelentkezni), ugyanakkor nem minden vonatkozásban alkalmazhatók itt azok az elvek és gyakorlati momentumok, melyek a polgári kori iratanyag feldolgozásánál kristályosodtak ki. Csupán jelezni kívánnánk, hogy ebben a vonatkozásban szó lehet, többek között az állagok kialakításában meglevő különbségekről, vagy például a bizalmas anyagoknak a korábbi fondok hasonló állagaitól való eltéréséről. Az emiitett tanácsi fondok rendezése ugyanis olyan feltételezésekre adott alapot, melyek szerint a TÜK iratok sok esetben esetlegesen választódtak ki, legtöbbször csak formai jegyek alapján, sőt olyan is előfordult, hogy a kiválasztást nem alkalmazták következetesen : volt arra példa, hogy valamely járási tanács titkárságának irataiban egy és ugyanazon évben, ugyanannak az ügykörnek (pl. békekölcsönjegyzés, terménybegyüjtés, stb.) egyes darabjai TÜK-ben, más darabjai pedig a megfelelő csoportszámnál iktatva voltak találhatók. így jogos a feltételezés, hogy a tanácsi TÜK iratok, melyek egyébként a csoportszám rendszerében önálló számmal is rendelkeznek, nem tekintendők önálló állagnak, hanem csak egynek a többi csoportszám közül. A tanácsi iratanyag levéltári feldolgozásának másik fontos mozzanatával, a selejtezéssel kapcsolatosan több szempont együttes mérlegelése szabhatja meg a konkrét teendőket. Mindenekelőtt célszerű volna már most számolnunk azzal a körülménnyel, hogy korunk hihetetlenül felduzzadt és differenciált információrendszerében a jelenben születő levéltári írat forrásértéke szá-