Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - Schneider Miklós: Néhány gondolat a tanácsi iratanyag levéltári feldolgozásáról / 29–33. o.

31 mottevően lecsökken a jövő történetírásának szemszögéből nézve. Ez a tény egyre erősebben veti fel a levéltárban megőrzendő irattipusok, ügykörök körének szűkítését, a "történeti értékű iratok" fogalmának új tartalommal való megtöltését, illetve a várható kutatási igényekhez való igazitását. Jól tudjuk, hogy az ellenőrzendő szervek sorából a levéltárak az un. értékminimum vonalának meghúzásával jónéhányat már eleve kizárnak, annak ellenére, hogy ezt semmiféle jogszabály nem teszi lehetővé. Vajon nem jött-e el annak az ideje, hogy most már az egyes szervektől átvételre kerülő iratok körét szükitsük valamiféle ügyköri értékminimum megállapításával? Erre annál is inkább szükség volna, mivel az iratok "születésszabályozását" célzó új iratkezelési szabályzat és az irattári tervek nem tűnnek elég radikálisaknak, még mindig túl sok iratot minősitenek megőrzendőnek és ezzel a levéltárakat perspektivikusan megoldhatatlan feladatok elé állítják. A tanácsi iratanyag selejtezésénél úgyis szembe kell nézünk egy tehertétellel, amely gyakorlatilag alig oldható meg : vállalnunk kell ugyanis az átvételre kerülő anyag ügyviteli értékű részeinek selejtezés nélkül való megőrzését, sőt a vele kapcsolatos ügyfélforgalmi feladatok ellátását is. Ideális volna, ha a tanácsi irattárak visszatarthatnák végleges megőrzésre az olyan jellegű sorozatokat, mint amilyen pl. a járási anyagban az iparügyek, épitési engedélyek, földrendezési ügyek, ez azonban részben a jogszabályok erre vonatkozó rendelkezéseinek hiányai, részben pedig a tanácsi irattárak nem megfelelő állapota miatt egyelőre nem valósitható meg. Az átvételre kerülő iratanyag körének a szűkítése egyébként, azon túlmenően, hogy a levéltárban őrzött anyag sokkal koncentráltabb lesz, minősége javul és használhatósági foka emelkedik, jelentősen hozzájárulhat az óriási méretű irattermeléssel járó következmények kiküszöböléséhez is. Közismert, hogy a világszerte jelentkező probléma miként talál megoldásra a különböző államokban : a levéltárakkal jól ellátott Szovjetunióban és Svédországban pl. az irattári anyagnak mindössze 10-20 %-a kerül levéltári őrizetbe, az Egyesült Államokban pedig csak kb. 5 %-a. A neves francia levéltári teoretikus, Yves Pérotin véleménye szerint is az irattári anyag 5-7 %-a érdemel levéltárba helyezést. Mi sem engedhetjük meg valamiféle méter-fetisizmustól vezettetve, hogy a tanácsi szervek elárasszák levéltárainkat olyan irattömegekkel, melyek biztonságos őrzése már ma sem oldható meg, nem is beszélve a 15-20 év múlva várható helyzetről. Az átvételre kerülő íratok körének józan mérlegeléssel és a reális igények figyelembe vételével végrehajtott leszűkítése viszont lehetővé tenné, hogy a tanácsi (és esetleg más) iratok esetében is a jelenleg kodifikált 15 év őrzési időt leszállitsuk és ezzel elejét vehessük annak, hogy az irattárakban (melyeknek többsége még hosszú ideig nem fogja megütni a kivánt mértéket) a nagytömegű ballaszt-anyaggal együtt az értékes elemek is odavesszenek, mig 15 éven át a levéltári átvételre várnak. Ugyanitt lehetne beszélni még arról is, hogy éppen a legértékesebb tanácsi dokumentumok hiánytalan megőrzése érdekében - a régi törvényhatósági levéltárak gyakorlatához hasonlóan a keletkező jegyzőkönyvek, szabályrendeletek, költségvetések, stb. első hiteles példánya mindjárt a levéltárakban kerüljön elhelyezésre. Az erre vonatkozó jogszabályok kialakítása már igy is elég későn jönne, hiszen éppen a tanácsi korszak első évtizedének ilyen jellegű anyagában meglevő hiányokat már semmiképpen sem tudná pótolni. A rendezett és selejtezett tanácsi iratanyag segédletekkel való ellátásának kérdése kapcsán ugyancsak a rövid idő alatt végbement iratkezelési rendszerváltozásokhátrányaival kell számolnunk. Az egyébként is nehezen használható egykorú segédletek, az iktatókartonok, sok esetben hiányoznak is, a levéltárban készülő raktári jegyzékeket kell tehát úgy kialakítani, hogy azok az őrzési funkciót és a kutatást is eredményesen segíthessék elő. A tanácsi iratanyaggal való foglalkozás első időszakában a levéltárak többsége megelégedett olyan raktári jegyzékek készítésével, amelyek - a régebbi korok numerikus rendszerű fOndjainak jegyzékeihez hasonlóan - csupán az évet és a rendszámokat (illetve a csoportszámokat) tüntették fel raktári egységenként a következőképpen : 3. csomó Iratok 1951 330 331 334 Ennek a formának tarthatatlansága rövidesen nyilvánvalóvá vált, részben amiatt, hogy a számokkal jelölt ügykörök vagy ügycsoportok tartalmának kidolgozásához két külön segédletre (a közigazgatási számrendszer és a csoportszámos rendszer jegyzékeire) is szükség volt, részben