Levéltári Szemle, 23. (1973)
Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.
223 szervezeti egységek és nem az ügykörök számjelének fogta fel az irattári tételszámot. Ez a "megoldás" viszont nem volt összeegyeztethető az irattári tételszám fogalmával, ezért a szerveket az osztályok ügyköreinek tovább bontására szólitottuk fel. Szinte valamennyi esetben hiányzott a szabályzatokból annak meghatározása, hogy kik kötelesek megállapítani a tételszámokat és hogyan kell nyilvántartásba venni azokat. Amikor észrevételeztük ezt, rendszerint azt a választ kaptuk, hogy az ügyintézők nem fogják végrehajtani azt, a kezelőségek pedig csak új státus biztosítása révén tudnák ellátni e feladatot is. Mivel az ellenállás nem egyszer heves volt, s mivel el akartuk kerülni, hogy olyan szabályzatokat készítsenek, melyek rendelkezéseit hallgatólagosan nem hajtják végre, az irattári tételek kialakitása tárgyában bizonyos kompromisszumokat kötöttünk. Számos vállalat - saját osztályai Scyllája és a levéltár Charybdise között hányódva - a tételek kialakításának olyan megoldását javasolta, hogy a szervezeti egységek részirattárainak kezelői két év után a központi irattárba átadáskor rendezzék az iratokat tételek szerint és az egységcsomagok burkolópapirjára tüntessék fel* a szervezeti egység nevén és a keletkezés évén kivül a tétel számát és megnevezését is./l8/ Az operativ irattározás során tehát még nem tételek szerint kezelték volna az iratokat, csak a központi irattárban. Mivel a rendelkezések nem irják elő, hogy az iratkezelés melyik fázisában kell a tételeket kialakitani s mivel a központi irattárba igy is már az előirt tételes csoportosításban kerül az anyag, - ha elképzelésüket módositani nem akarták - elfogadtuk e megoldást. Igen fogas kérdés volt, miként alakuljon az üzleti levelezés és a bizonylatok tárolásának a rendszere. Az addigi gyakorlat - mint korábban emiitettük - a vevők és szalutok ábécé-sorrendben rendszerezett dossziéiban idősorrendben való letüzés volt. Az üzleti levelezés olyan kezelése, amely pl. egy-egy árucikkre külön tárgyi tételt alakitott volna ki, megvalósíthatatlannak bizonyult, csakúgy, mint a bizonylatok tárgyi tételek szerinti csoportosítása. A bizonylatok és az üzleti levelezés eddigi irattározási módját ezért a továbbiakban is elfogadtuk, mert ügyviteli szempontból a legcélszerűbbnek'bizonyult, hiszen egy-egy partner teljes iratforgalmát együtt tartja és áttekinthetővé teszi. Másrészt ez a terjedelmes irattömeg selejtezés szempontjából homogén, nem kerül levéltárba és öt év múlva teljes egészében kiselejtezheti. A levéltárak szempontjából az a leginkább nyugtalanító a vállalatok - és meggyőződtünk arról, hogy nem csupán a belkereskedelmi vállalatok - irattározásában, hogy nem vezetnek megfelelő nyilvántartást iratanyagunkról, nem veszik jegyzékbe, mit tárolnak az osztályirattárakban és mit a központi irattárban, továbbá nem készül bizonylat a központi irattárba való iratátadásról sem. Ez annál inkább szemetszúr, mivel ugyanezek a vállalatok gazdasági tevékenységük során álló és fogyó eszközeik mindenkori állapotát és változásait pontosan nyilvántartják. Mivel a központi irattározás bevezetésének nélkülözhetetlen előfeltétele a
