Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

i?u központi irattár anyagi és személyi feltételeinek megléte már pedig ezek sokhelyütt hiányoznak, továbbá mivel egyes iratok az ügyvitel sszámára is hosszú ideig szükségesek, az a meggyőződésem alakult ki, hogy nem ragaszkodhatunk okvetlenül minden irattári tételnek egy idő multán a központi irattárba való helyezéséhez. A megoldást- úgy véljük - maga a 3O/I969. /W.2.J Korm.sz. rendelet szolgáltatja, amely a 7.§. /2-3./ bekezdésében előirja a raktári jegyzék vezetését es azt, hogy a részirattárak iratait meghatározott idő elteltével a központi irattár raktári jegyzékkel vegye át. Az irattári /raktári/ jegyzék vezetését tapasztalataink szerint legcélszerűbb a következő módon megvalósítani.: 1/ Elő kell irni az iratkezelési szabályzatban, hogy az év melyik szakaszában történjék meg a legalább egy éve elintézett iratoknak az osztály-, vagyis részirattárakból a központi irattárba való átadása. 2/ Erre az időpontra az egységek iratkezelői és ügyintézői az iratokat vizsgálják meg abból a szempontból, hogy valamennyit elintézték-e előirás szerint, hiánytalanul megvannak-e a mellékletei, feltüntették-e az irattári tételszámot, /esetleg az egység számjelét is/ majd csoportositsák az iratokat tételek, azon belül sorszám vagy időrend szerint. 3/ Nagyon fontos, hogy a részirattárakból történő iratátadáskor a?, egységek felelős iratkezelői és a központi irattár vezetője által aláirt jegyzék ne csak az átadott irattári tételeket tartalmazza, hanem a szervezeti egységek nél visszatartott, illetőleg a-véglegesen részirattárakban őrzött iratanyagot is. A központi irattár vezetője által készitett raktári jegyzék eképpen központilag nyilvántartja a szerv teljes iratanyagát. 4-/ A rendszeresen és állandóan decentralizáltan irattározott tételeknél az irattári terv is jelölje meg, melyik szervezeti egységnél találhatók meg, de ez önmagában még nem pótolja az iratanyag raktári jegyzékben történő nyilvántartását. 5/ A raktári jegyzéket - tekintettel a folyamatos átvételekre, illetve selejtezésekre - legcélszerűbb a következő módon vezetni. a/ A részirattárakból átvett iratok jegyzéke az átadó és átvevő aláirásával hitelesitve tartalmazza a szervezeti egység nevét vagy számjelét, keletkezési évét, irattári tételszámát. Ezen adatokat az irattáros egészítse ki a központi irattár azon tároló állványának és polcának a jelével, ahová az iratcsomagot elhelyezte, b/ A jegyzéken a selejtezések vagy levéltári átadások révén keletkezett változásokat keresztül kell vezetni. c/ A raktári jegyzék másik része szervezeti egységenként tartsa nyilván a visszatartott, vagy állandóan részirattárakban tárolt iratanyag azonosításához szükséges adatokat.