Levéltári Szemle, 23. (1973)
Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.
222 centralizálását a kereskedelmi beosztottak ellenállása veszélyeztette. Ennek ellenére az első szabályzattervezetek már 1971 október végére elkészültek, azonban számos vonatkozásban hibásak voltak. A legtöbb félreértés az irattári terv és az irattári tételszámok értelmezése, kialakitása körül keletkezett. Ez nem meglepő, hiszen újitásról volt szó, melynek bevezetése az iratkezelési szabályzatok elkészítésének egyik fő célja volt. Bár az utasitás mellékletét képező irattári tervminta bevezetőjében is leszögezték, hogy "a szervek az irattári tervminta alapján, de a szervezeti egységei /osztályok, csoportok, stb./ ügyköreinek megfelelően csoportosítsák - sajátos iratfajtáik őrzési idejének feltüntetésével - irattári tervüket." tehát csak irányelvként használják fel irattári tervük összeállításakor, több esetben mégsem ennek megfelelően jártak el. Számos szerv teljes egészében, minden átdolgozás nélkül át akarta venni az irattári tervmintát. Ennek oka részben a restség volt. A szabályzat összeállításával megbizottak meg akarták takaritani a szervezeti egységek és ügyintézők teljes ügykörjegyzékének összeállításával járó fáradságot és a közzétett, mintául szolgáló irattári tervet lemásolták. Többször az a félreértés volt a minta-terv változatlan átvételének az oka, hogy az minden tételének számával, elnevezésével /tárgy, ügykör/, megőrzésük, selejtezésük és levéltári átadásuk időpontjával együtt a kötelezően előirt miniszteri utasitás részét képezi és akkor járnak el törvényesen, ha nem változtatnak rajta, Szamos félreértést okoztak a korábbi iratkezelési gyakorlatok is. Az 1950-es évek elején alkalmazott közigazgatási számrendszer országosan és egységesen előirt négy számjegyű rendszámai kétségkivül hasonlítanak bizonyos mértékig a tételszámokhoz, amennyiben az irattár rendjét is meghatározták. Mint Dr. Botár Olivér irta, "az iktatószámok számsorrendjében rendezett irattár a világ egyik legnagyobb értelmetlensége, ha a kezeléshez szükséges könyv elvész, az irattár értelmetlenné válik. A rendszámok szerint gyűjtött irattár a kutatások céljára már rendezett kútfő, amely az egy tárgyhoz tartozó ügyek történetét tartalmazza. Ha az ország összes irattárai ily rendszerben egységesen lesznek rendezve, összehasonlitatlanul könnyebb dolga lesz azoknak, akik akár jogszabályalkotási, vagy tudományos kutatás céljából a hasonló ügyek egy bizonyos csoportját át akarják tekinteni.'/17/ Egyes - a rendszámok alkalmazására még emlékező - szabályzatalkotók azt hitték, hogy a levéltárak, visszatérve e régi elképzeléshez, egy-egy tételszám alatt összegyűjtik az összes belkereskedelmi vállalat ügyköreit pl. a 301 Beruházási ügyek, 303 Épitési ügyek, 3O5 Hálózatfejlesztés, 306 pedig a Kereskedelmi gépesités gyűjtőszáma", mely alatt a levéltárban valamennyi ilyen tárgyú irat megtalálható lesz. Mivel a proveniencia elvét nem okvetlenül kell egy vállalat főkönyvelőjének ismernie, ez jószandékü félreértés volt. Emiatt azonban egyes irattári tervekben minden szervezeti egységnél ugyanazon /a minta-tervben feltüntetett/ számmal jelölték a több helyen is előforduló azonos tételeket. Még általanosabb volt viszont az olyan irattári terv-javaslat, amely csak a
